Giới thiệu về Tự động hóa Quy trình

Tự động hóa quy trình là một ứng dụng được SHOPLINE ra mắt để giúp bạn tự động hóa các công việc hàng ngày trong cửa hàng của mình.

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về Tự động hóa quy trình của SHOPLINE, giúp bạn thiết lập quy trình làm việc một cách linh hoạt hơn.

 

---

 

Quy trình là gì?

Một Quy trình là một quy trình làm việc tự động cho các thương nhân SHOPLINE, bao gồm một kích hoạt, một điều kiện và một hành động.

Khi một tình huống kích hoạt xảy ra trong cửa hàng của bạn, quy trình sẽ xác định xem điều kiện có được đáp ứng dựa trên các tiêu chí bạn đã đặt ra và liệu có hành động nào sẽ được thực hiện hay không.

Dưới đây là một số định nghĩa về các từ bạn sẽ thấy trong Tự động hóa quy trình của SHOPLINE:

• Kích hoạt: một kịch bản bắt đầu một quy trình

• Điều kiện: nếu kịch bản đáp ứng điều kiện bạn đã đặt ra

• Hành động: kết quả sẽ xảy ra

Tự động hóa quy trình SHOPLINE cung cấp một bộ phong phú các kích hoạt, điều kiện và hành động mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa các hoạt động trong quản lý sản phẩm, khách hàng và đơn hàng.

 

---

 

Các công việc có thể được tự động hóa thông qua Tự động hóa quy trình SHOPLINE

Quản lý sản phẩm

• Gán thẻ cho nhiều sản phẩm được chỉ định
• Gán thẻ cho các sản phẩm do nhà cung cấp cung cấp
• Vô hiệu hóa sản phẩm trong một danh mục hàng loạt vào một thời điểm nhất định
• Hiển thị sản phẩm của một nhà cung cấp hàng loạt vào một thời điểm nhất định
• Chỉnh sửa thương hiệu sản phẩm theo lô
• Vô hiệu hóa sản phẩm không có doanh số theo lô
• Vô hiệu hóa sản phẩm có SKU được chỉ định theo lô
• Vô hiệu hóa sản phẩm được tạo vào một ngày nhất định theo lô
• Tự động thêm danh mục dựa trên thông tin sản phẩm
• Gán thẻ cho một sản phẩm dựa trên các đặc điểm của nó (ví dụ: gán thẻ cho một sản phẩm là hàng đầu nếu tên của nó chứa "Áo thun")
• Lên lịch thêm sản phẩm có thẻ cụ thể vào danh mục
• Gán thẻ cho một sản phẩm là [hàng mới] nếu nó được tạo trong vòng 30 ngày qua

Quản lý tồn kho

• Hiển thị một sản phẩm tự động khi tồn kho của nó phục hồi
• Vô hiệu hóa một sản phẩm tự động khi tồn kho của nó giảm thấp
• Gán thẻ cho một sản phẩm khi tồn kho của nó giảm thấp
• Thông báo cho nhân viên hàng tuần về các sản phẩm tồn kho thấp

Quản lý đơn hàng

• Gán thẻ cho một khách hàng khi một sản phẩm cụ thể bị bỏ qua tại thanh toán
• Thông báo cho các nhà cung cấp khi một đơn hàng chứa mặt hàng của nhà cung cấp
• Gửi thông báo đến địa chỉ email được chỉ định khi một đơn hàng bị hủy
• Thông báo cho nhân viên về các đơn hàng có mức giảm giá quá cao
• Thông báo cho nhân viên về các đơn hàng có số lượng sản phẩm quá nhiều
• Tự động hủy các đơn hàng từ các quốc gia cụ thể
• Gửi thông báo khi một đơn hàng nháp được tạo
• Gán thẻ cho một đơn hàng khi nó chứa các sản phẩm cụ thể
• Đánh dấu các đơn hàng chưa hoàn thành để theo dõi

Quản lý khách hàng

• Gán thẻ cho các khách hàng không hoạt động có giá trị cao theo lô
• Gán thẻ cho các khách hàng hoạt động có giá trị cao theo lô
• Thêm thẻ quốc gia cho khách hàng dựa trên thông tin địa chỉ của họ
• Gán thẻ cho một khách hàng dựa trên giới tính tiềm năng của họ (ví dụ: gán thẻ cho một khách hàng là nữ khi họ mua các sản phẩm có chứa ‘nữ’ trong tên)
• Phân loại khách hàng dựa trên mức tiêu thụ của họ
• Gán thẻ cho một khách hàng sau khi họ đặt hàng
• Gán thẻ cho nhân viên sau khi họ đăng ký tài khoản
• Gán thẻ cho những khách hàng chi tiêu nhiều trong cửa hàng của bạn là khách hàng có giá trị cao
• Gán thẻ cho những khách hàng đã thực hiện nhiều lần mua hàng
• Cập nhật thẻ khách hàng khi khách hàng hủy đăng ký
• Gán thẻ cho những khách hàng đã thực hiện mua hàng ngoại tuyến
• Gán thẻ cho đơn hàng đầu tiên của một khách hàng

Thống kê

• Đếm giá trị của bộ đếm định kỳ
• Cập nhật Top 50 sản phẩm bán chạy nhất định kỳ
• Đếm số lượng người đăng ký email
• Đếm số lượng khách hàng đã chi tiêu hơn 140 USD
• Nâng cấp tư cách thành viên của những khách hàng đã thực hiện nhiều lần mua hàng
• Đếm số lượng đơn hàng theo quốc gia
• Xác định các sản phẩm có doanh số vượt quá 100 đơn vị và gán thẻ cho chúng là sản phẩm bán chạy
• Đếm số lần sử dụng mã giảm giá đã phát hành
• Gán thẻ cho các sản phẩm là [hot] nếu hơn 100 đơn vị đã được bán

 Cảnh báo rủi ro

• Xác định các đơn hàng có địa chỉ bất thường

• Thông báo cho nhân viên theo dõi chặt chẽ các đơn hàng từ các địa chỉ IP nghi ngờ

• Thông báo cho nhân viên khi một khách hàng hủy một đơn hàng có giá trị cao

• Tự động hủy các đơn hàng khi một khách hàng đặt hơn 10 mặt hàng cùng một lúc

Ghi chú: Các kịch bản trên được cung cấp bởi SHOPLINE Tự động hóa quy trình theo mặc định. Bạn có thể thiết lập các kịch bản của mình dựa trên nhu cầu của bạn.

 

---

 

Cách tạo một quy trình

Tạo một quy trình bằng cách sử dụng mẫu

SHOPLINE Tự động hóa quy trình cung cấp 80 mẫu bao gồm các nhiệm vụ cửa hàng phổ biến. Bạn có thể chọn từ những mẫu này để bắt đầu một quy trình nhanh chóng.

Ghi chú: Bạn cần cài đặt ứng dụng trước khi tiếp tục. Vui lòng tải ứng dụng tại đây.

 

Thực hiện các bước dưới đây để chọn một mẫu:

1. Từ bảng điều khiển quản trị Tự động hóa quy trình, đi đến phần Các mẫu tự động hóa phổ biến nhất. Nếu các mẫu hiển thị chứa những gì bạn cần, hãy nhấp vào chúng để xem chi tiết. Nếu không, nhấp vào Tất cả các mẫu để truy cập toàn bộ thư viện mẫu.
   

    

2. Tìm mẫu bạn cần và nhấp vào Sử dụng nó. Chúng tôi sẽ tự động tạo một quy trình phù hợp với mẫu. Bạn có thể điều chỉnh cài đặt quy trình bằng cách thực hiện các thay đổi dựa trên nhu cầu của bạn.
   

Tạo một quy trình tùy chỉnh

Nếu các mẫu mặc định không phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo một quy trình tùy chỉnh bằng cách kết hợp "kích hoạt", "điều kiện" và "hành động".

Thực hiện các bước dưới đây để tạo một quy trình tùy chỉnh:

1. Từ bảng điều khiển quản trị Tự động hóa quy trình, đi đến Quy trình của tôi.
2. Nhấp vào nút Tạo quy trình tùy chỉnh ở góc trên bên phải của phần để mở trang chỉnh sửa quy trình.
   

 

---

 

Cách thiết lập một quy trình

Thiết lập Kích hoạt

Mỗi quy trình phải chứa một kích hoạt xác định khi nào bắt đầu quy trình. Dưới đây là các bước để thiết lập các kích hoạt của bạn:

1. Để tạo một quy trình tùy chỉnh, trước tiên bạn cần chọn một kích hoạt. Từ danh sách kích hoạt, chọn một cái dựa trên mô tả.
   
2. Để thay đổi một kích hoạt, di chuyển con trỏ của bạn đến thẻ kích hoạt ở bên trái của canvas. Sau đó, nhấp vào nút Thay đổi để chọn một kích hoạt mới.
   

Ghi chú: Việc thay đổi kích hoạt có thể ảnh hưởng đến cài đặt quy trình ban đầu. Bạn phải thực hiện các thay đổi như được chỉ dẫn bởi các thông báo.

 

Thiết lập Điều kiện

Điều kiện là một thành phần của quy trình cung cấp các ràng buộc bổ sung về việc kích hoạt hoặc quy trình có nên được kích hoạt hay không.

Bạn có thể xác định xem có nên thêm một điều kiện hay không dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn vô hiệu hóa một sản phẩm khi tồn kho của nó dưới 10, bạn có thể thêm một điều kiện rằng kích hoạt là hợp lệ nếu tồn kho dưới 10.

Dưới đây là các bước để thiết lập một điều kiện:

1. Từ thẻ Kích hoạt, nhấp vào Bước tiếp theo > Thêm điều kiện.
2. Nhấp vào Thêm Điều kiện để thêm một điều kiện.
   
3. Bạn có thể xem tất cả các điều kiện có sẵn được cung cấp bởi Tự động hóa quy trình trong trang Chọn tham số. Chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng làm điều kiện. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều điều kiện.
   
4. Đặt tiêu chí cho điều kiện, toán tử logic và giá trị mong đợi. Ví dụ, điều kiện được đáp ứng khi tổng số đơn hàng vượt quá 10. Toán tử logic là Lớn hơn và giá trị mong đợi là 10.
   

Thiết lập Hành động

Hành động là một phần không thể thiếu của một quy trình. Một hành động đại diện cho những gì bạn muốn quy trình giúp bạn đạt được.

Để thiết lập một hành động, hãy thực hiện các bước dưới đây:

1. Từ một thẻ ở bên phải của canvas, nhấp vào Bước tiếp theo (nếu bạn thiết lập từ kích hoạt) hoặc Rồi (nếu bạn thiết lập từ một điều kiện) > Thêm hành động.
2. Để chọn một hành động, nhấp vào hành động mà bạn muốn thiết lập từ danh sách bên phải.
   
3. Các hành động khác nhau yêu cầu các cài đặt khác nhau. Để thiết lập một hành động, bạn cần điền thêm thông tin. Ví dụ, nếu hành động là điều chỉnh cấp bậc thành viên, bạn cần điền tên cấp bậc và ngày hết hạn (tháng).
   

Đặt tên cho quy trình

Bạn có thể đặt tên cho mỗi quy trình dựa trên nội dung của nó để dễ dàng xác định và quản lý chúng.

Để đặt tên cho quy trình, nhấp vào Chỉnh sửa ở trên cùng. Sau đó, nhập một tên quy trình mới và nhấp vào bất kỳ khoảng trống nào để lưu.

 

---

 

Cách bắt đầu một quy trình

Sau khi hoàn tất việc thiết lập quy trình, bạn cần bắt đầu quy trình để hoàn toàn khởi động nó cho cửa hàng của bạn.

Nhấn nút Bắt đầu Quy trình ở phía trên. Nếu quy trình không được thiết lập đúng, chúng tôi sẽ hiển thị một thông báo. Trong trường hợp này, hãy điều chỉnh các cài đặt như đã chỉ định và thử lại.

Bạn có thể kiểm tra trạng thái của quy trình của mình trong phần Quy trình của tôi.

 

---

 

Cách Xem Quy trình Đang Chạy

Trong Quy trình Tự động hóa của SHOPLINE, bạn có thể xem số lần chạy tích lũy của từng quy trình và các chi tiết của chúng trong tháng gần đây.

1. Từ bảng điều khiển quản trị Quy trình Tự động hóa, tìm Quy trình của tôi. Tại đó, bạn có thể xem tổng số lần chạy của từng quy trình trong danh sách.
   
2. Nhấn vào quy trình bạn muốn xem để đi đến trang chi tiết. Trong phần Ghi chép đang chạy, bạn có thể xem chi tiết của từng quy trình trong tháng gần đây. Nhấn vào bất kỳ quy trình nào để đi đến trang chi tiết.
   
3. Trong trang chi tiết, bạn có thể tìm thấy thời gian và kết quả thực hiện của từng bước.

---

 

Giải Quyết Các Ngoại Lệ Thời Gian Chạy Quy trình

Khi có quá nhiều lần thực hiện xảy ra đồng thời, Quy trình Tự động hóa sẽ tạm dừng để đảm bảo sự ổn định của hệ thống.

 

Điều Gì Xảy Ra Trong Một Ngoại Lệ

• Một thông báo cảnh báo xuất hiện trên Trang Chủ Quản Trị.
  

• Một email thông báo được gửi đến quản trị viên cửa hàng để giải thích về việc tạm dừng.
  

• Các lần thực hiện quy trình sẽ tạm thời bị đình chỉ cho đến khi các điều kiện trở lại bình thường.

Thử Lại Một Lần Chạy Quy trình

Bạn có thể thử lại một lần chạy đã tạm dừng hoặc thất bại bằng cách nhấn Làm mới trong trang chi tiết quy trình. Việc thử lại chỉ có thể nếu:

• Trạng thái chạy là Hoàn thành hoặc Thất bại.
• Điều kiện kích hoạt chưa được chỉnh sửa kể từ lần chạy.
• Trạng thái quy trình là Đang hoạt động.

Khi được thử lại, quy trình làm việc sẽ sử dụng cùng dữ liệu kích hoạt nhưng theo các điều kiện và hành động mới nhất trong thiết lập quy trình của bạn.

 

Yêu Cầu Phát Lại Dữ Liệu

Nếu việc thử lại không khả dụng:

1. Liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng qua trò chuyện trực tuyến trong bảng điều khiển quản trị (nhấn vào biểu tượng tin nhắn ở góc dưới bên phải).
2. Cung cấp các chi tiết sau:
   1. Email của thương nhân
   2. Tên cửa hàng
   3. Tên quy trình
3. Đội ngũ hỗ trợ sẽ giúp phát lại lưu lượng truy cập đã lưu (dữ liệu được giữ trong 15 ngày).