Cài đặt chuyển kho trong Bảng điều khiển quản trị SHOPLINE

Việc chuyển giao hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng trong quản lý cửa hàng Điểm Bán (POS). Bằng cách điều chỉnh linh hoạt số lượng hàng tồn kho giữa các địa điểm, nó tối ưu hóa việc sử dụng hàng tồn kho của cửa hàng và tối đa hóa tỷ lệ đặt hàng. Cách tiếp cận chiến lược này đảm bảo phân phối sản phẩm hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể cho một trải nghiệm POS liền mạch.

Tạo mẫu chuyển giao

Để tạo một mẫu chuyển giao, bạn có thể chọn giữa đơn hàng chuyển vào và đơn hàng chuyển ra dựa trên yêu cầu cụ thể của địa điểm của bạn.

• Tạo đơn hàng chuyển vào: Để tăng hàng tồn kho tại địa điểm của bạn, chọn "Tạo đơn hàng chuyển vào."
• Tạo đơn hàng chuyển ra: Để giảm hàng tồn kho tại địa điểm của bạn, chọn "Tạo đơn hàng chuyển ra."

Cả hai loại đơn hàng đều có quy trình tạo giống nhau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Ứng dụng > Quản lý hàng tồn kho thông minh. Cài đặt ứng dụng nếu bạn chưa làm điều đó.
   
2. Trong ứng dụng, tiến hành đến Hàng tồn kho > Chuyển giao hàng tồn kho. Nhấp vào Tạo mẫu chuyển giao và chọn một mẫu chuyển giao dựa trên nhu cầu của bạn.
   
3. Điền vào mẫu chuyển giao theo yêu cầu, cung cấp thông tin cơ bản và thêm sản phẩm.

• Thông tin cơ bản: Nhập các chi tiết liên quan như tên đơn hàng chuyển vào/ra, địa điểm chuyển ra, địa điểm chuyển vào, thời gian giao hàng ước tính, liên hệ và ghi chú.
  

• Thêm sản phẩm: Chọn sản phẩm từ danh sách có sẵn mà xem xét cả địa điểm chuyển vào và chuyển ra. Thêm sản phẩm bằng ba phương pháp:
  
  • Nhập hàng loạt: "Nhập hàng loạt" giúp chuyển giao sản phẩm hàng loạt. Tải xuống mẫu, điền SKU, tên sản phẩm, số lượng chuyển giao, v.v., sau đó tải lên tệp và nhấp vào Xác nhận.
    
  • Chọn sản phẩm: "Chọn sản phẩm" cho phép lựa chọn các sản phẩm riêng lẻ bằng cách tìm kiếm hoặc lọc theo tên, SKU, thương hiệu, danh mục, thẻ hoặc nhà cung cấp. Nhấp vào Chọn sau khi đã chọn.
    
  • Thêm sản phẩm từ gợi ý: Tùy chọn này cho phép bạn chọn sản phẩm chuyển giao dựa trên các gợi ý từ ba nguồn giới thiệu sau:
    • Hàng tồn kho âm: Sản phẩm có hàng tồn kho âm.
    • Hàng tồn kho tối thiểu: Sản phẩm có hàng tồn kho dưới mức giới hạn thấp nhất của giá trị cảnh báo hàng tồn kho.
    • Khối lượng bán hàng trung bình hàng ngày: Sản phẩm có hàng tồn kho thấp hơn khối lượng bán hàng trung bình hàng ngày.

Nhấp vào Xác nhận sau khi đã chọn.

4. Sau khi chọn sản phẩm, điền vào các trường Chi phí và Số lượng chuyển giao, sau đó nhấp vào Lưu và gửi.
   
5. Kiểm tra trạng thái của các mẫu đã tạo để đảm bảo việc tạo ra đúng.
   
   • Đơn hàng chuyển vào sẽ hiển thị trạng thái Đang chờ và cần sự phê duyệt từ nhân viên tại địa điểm chuyển ra.
   • Đơn hàng chuyển ra sẽ hiển thị trạng thái Chưa nhận và cần nhân viên tại địa điểm chuyển vào nhận sản phẩm.

Nếu một email liên hệ được cung cấp trong mẫu, hệ thống sẽ gửi thông báo qua email đến người liên hệ được chỉ định khi mẫu chuyển giao được tạo.


 

Xử lý đơn hàng chuyển vào

Sau khi đơn hàng chuyển vào được tạo, cần phải có sự chấp thuận từ nhân viên tại địa điểm chuyển ra để xác nhận tính khả thi của việc chuyển các sản phẩm được yêu cầu. Điều này đảm bảo rằng hoạt động thường nhật của địa điểm chuyển ra không bị gián đoạn. Để xử lý đơn hàng chuyển vào, nhân viên tại địa điểm chuyển ra nên thực hiện các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Ứng dụng > Quản lý hàng tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, tiếp tục đến Hàng tồn kho > Chuyển hàng tồn kho > Đang chờ.
   
3. Tìm đơn hàng chuyển vào cần xử lý và nhấp vào Xử lý. Sử dụng các bộ lọc để xác định nhanh nếu cần.
   
4. Trên trang chi tiết của đơn hàng chuyển vào, xác minh các sản phẩm và số lượng dự kiến chuyển ra và quyết định xem có chấp thuận yêu cầu chuyển này hay không.
   • Để chấp thuận yêu cầu chuyển, nhấp vào Đồng ý và thực hiện đơn hàng. Trạng thái của đơn hàng chuyển vào sẽ thay đổi thành "Chưa nhận," chờ xác nhận nhận hàng bởi nhân viên tại địa điểm chuyển vào.
     
   • Để từ chối chuyển, nhấp vào Từ chối. Trạng thái của đơn hàng chuyển vào sẽ thay đổi thành "Bị từ chối."
     

Đồng thời, người liên hệ đã gửi đơn hàng chuyển vào sẽ nhận được email về trạng thái xử lý của đơn hàng.

Nhận Chuyển và Chấp Thuận

Sau khi nhận đơn hàng chuyển ra hoặc chấp thuận cho một đơn hàng chuyển vào, nhân viên tại địa điểm chuyển vào nên xác nhận việc nhận hàng bằng cách thực hiện các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Ứng dụng > Quản lý hàng tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, tiếp tục đến Hàng tồn kho > Chuyển hàng tồn kho > Chưa nhận.
   
3. Tìm đơn hàng cần xác nhận nhận hàng và nhấp vào Nhận. Sử dụng các bộ lọc để xác định nhanh nếu cần.
   
4. Xác minh số lượng sản phẩm và nhấp vào Đánh dấu là hoàn thành để hoàn tất việc chuyển hàng.
   

Quản Lý Mẫu Chuyển

Quản lý hiệu quả các mẫu chuyển là rất quan trọng để duy trì một hệ thống hàng tồn kho được tổ chức tốt. Dù là xuất mẫu để lưu trữ tài liệu hay hủy bỏ bản nháp, các bước này đảm bảo một quy trình liền mạch.

Xuất Mẫu Chuyển

Đối với các mẫu ở trạng thái "Đang chờ," "Chưa nhận," hoặc "Hoàn thành," bạn có thể xuất chúng để lưu giữ và theo dõi. Thực hiện các bước dưới đây:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Ứng dụng > Quản lý hàng tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, tiếp tục đến Hàng tồn kho > Chuyển hàng tồn kho > Đang chờ / Chưa nhận / Hoàn thành. Tìm và nhấp vào mẫu bạn muốn xuất.
   
3. Trên trang chi tiết chuyển, nhấp vào Xuất ở góc trên bên phải để xuất mẫu chuyển dưới dạng bảng Excel để xác minh ngoại tuyến.
   

Hủy Bỏ Mẫu Chuyển

Nếu bạn không còn cần giữ một mẫu nháp ở trạng thái "Chưa gửi," bạn có thể hủy bỏ nó để đảm bảo quy trình chuyển hàng trong các trạng thái khác diễn ra suôn sẻ. Thực hiện các bước sau để hủy bỏ một mẫu chuyển:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Ứng dụng > Quản lý hàng tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, tiếp tục đến Hàng tồn kho > Chuyển hàng tồn kho > Chưa gửi. Tìm mẫu bạn muốn hủy và nhấp vào Hủy trong cột Thao tác.
   
   Ngoài ra, nhấp vào mẫu để truy cập trang chi tiết và kiểm tra lại. Sau đó, nhấp vào Hủy ở góc trên bên phải để vô hiệu hóa bản nháp.
   
   Sau khi mẫu bị hủy, trạng thái của nó sẽ thay đổi thành "Đã hủy."
   

Quản lý chuyển kho với ứng dụng SHOPLINE POS

Để đơn giản hóa quy trình chuyển kho tại chỗ, hãy sử dụng ứng dụng SHOPLINE POS. Tính năng Chuyển Kho tích hợp trong ứng dụng cho phép bạn dễ dàng khởi động và hoàn thành các quy trình chuyển kho đơn giản trực tiếp từ thiết bị POS của bạn.

Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo hướng dẫn "Chuyển Kho Sử Dụng Ứng Dụng SHOPLINE POS".