Quản Lý Kho Thông Minh: Quản Lý Chuyển Kho Hàng (Trên Web)

Việc chuyển kho hiệu quả là rất quan trọng trong quản lý cửa hàng Điểm Bán Hàng (POS). Bằng cách điều chỉnh linh hoạt số lượng tồn kho giữa các địa điểm, nó tối ưu hóa việc sử dụng tồn kho cửa hàng và tối đa hóa tỷ lệ đặt hàng. Cách tiếp cận chiến lược này đảm bảo phân phối sản phẩm hiệu quả, đáp ứng nhu cầu khách hàng và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể để mang lại trải nghiệm POS liền mạch.

Tạo Phiếu Chuyển Kho

Để tạo phiếu chuyển kho, bạn có thể chọn giữa đơn chuyển nhập và đơn chuyển xuất dựa trên yêu cầu cụ thể của địa điểm bạn.

• Tạo Đơn Chuyển Nhập: Để tăng tồn kho tại địa điểm của bạn, chọn "Tạo đơn chuyển nhập."
• Tạo Đơn Chuyển Xuất: Để giảm tồn kho tại địa điểm của bạn, chọn "Tạo đơn chuyển xuất."

Cả hai loại đơn đều có quy trình tạo giống nhau:

1. Từ bảng quản trị SHOPLINE của bạn, vào Ứng dụng > Quản Lý Tồn Kho Thông Minh. Cài đặt ứng dụng nếu bạn chưa cài.
   
2. Trong ứng dụng, đi tới Tồn kho > Chuyển kho. Nhấn Tạo phiếu chuyển kho và chọn loại phiếu chuyển phù hợp với nhu cầu của bạn.
   
3. Điền vào phiếu chuyển kho theo yêu cầu, cung cấp thông tin cơ bản và thêm sản phẩm.

• Thông tin cơ bản: Nhập các chi tiết liên quan như tên đơn chuyển nhập/xuất, địa điểm chuyển xuất, địa điểm chuyển nhập, thời gian giao hàng dự kiến, liên hệ và ghi chú.
  

• Thêm sản phẩm: Chọn sản phẩm từ danh sách có sẵn bao gồm cả vị trí chuyển đến và chuyển đi. Thêm sản phẩm bằng ba phương pháp:
  
  • Nhập khẩu hàng loạt: "Nhập khẩu hàng loạt" giúp chuyển sản phẩm số lượng lớn. Tải mẫu, điền SKU, tên sản phẩm, số lượng chuyển, v.v., sau đó tải lên tệp và nhấn Xác nhận.
    
  • Chọn sản phẩm: "Chọn sản phẩm" cho phép lựa chọn từng sản phẩm bằng cách tìm kiếm hoặc lọc theo tên, SKU, thương hiệu, danh mục, thẻ hoặc nhà cung cấp. Nhấn Chọn sau khi lựa chọn.
    
  • Thêm sản phẩm từ đề xuất: Tùy chọn này cho phép bạn chọn sản phẩm chuyển dựa trên đề xuất từ ba nguồn tham khảo sau:
    • Bổ sung tồn kho âm: Sản phẩm có tồn kho âm.
    • Tồn kho tối thiểu: Sản phẩm có tồn kho dưới giới hạn thấp nhất của giá trị cảnh báo tồn kho.
    • Khối lượng bán hàng trung bình hàng ngày: Sản phẩm có tồn kho thấp hơn mức bán hàng trung bình hàng ngày.

Nhấn Xác nhận sau khi chọn.

4. Sau khi chọn sản phẩm, điền vào các trường Chi phí và Số lượng chuyển, sau đó nhấn Lưu và gửi.
   
5. Kiểm tra trạng thái của các phiếu đã tạo để đảm bảo tạo đúng.
   
   • Đơn chuyển đến sẽ hiển thị trạng thái Đang chờ và cần được nhân viên tại vị trí chuyển đi phê duyệt.
   • Đơn chuyển đi sẽ hiển thị trạng thái Chưa nhận và cần nhân viên tại vị trí chuyển đến nhận sản phẩm.

Nếu một email liên hệ được cung cấp trong biểu mẫu, hệ thống sẽ gửi thông báo qua email đến người liên hệ được chỉ định khi biểu mẫu chuyển hàng được tạo.


 

Xử lý Đơn hàng Chuyển hàng đến

Sau khi đơn hàng chuyển đến được tạo, cần có sự phê duyệt từ nhân viên tại địa điểm chuyển đi để xác nhận tính khả thi của việc chuyển các sản phẩm yêu cầu. Điều này đảm bảo sự gián đoạn tối thiểu đối với hoạt động thường xuyên của địa điểm chuyển đi. Để xử lý đơn hàng chuyển đến, nhân viên tại địa điểm chuyển đi nên thực hiện các bước sau:

1. Từ bảng quản trị SHOPLINE của bạn, vào Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, đi đến Tồn kho > Chuyển kho > Đang chờ.
   
3. Tìm đơn hàng chuyển đến cần xử lý và nhấp vào Xử lý. Sử dụng bộ lọc để nhận diện nhanh nếu cần.
   
4. Trên trang chi tiết của đơn hàng chuyển đến, kiểm tra các sản phẩm và số lượng dự định chuyển đi và quyết định có phê duyệt yêu cầu chuyển này hay không.
   • Để phê duyệt yêu cầu chuyển, nhấp vào Đồng ý và thực hiện đơn hàng. Trạng thái của đơn hàng chuyển đến sẽ chuyển thành "Chưa nhận," chờ xác nhận đã nhận từ nhân viên tại địa điểm chuyển đến.
     
   • Để từ chối chuyển, nhấp vào Từ chối. Trạng thái của đơn hàng chuyển đến sẽ chuyển thành "Bị từ chối."
     

Đồng thời, người liên hệ đã gửi đơn hàng chuyển đến sẽ nhận được email về trạng thái xử lý của đơn hàng.

Nhận Chuyển hàng và Phê duyệt

Sau khi nhận được đơn hàng chuyển đi hoặc phê duyệt cho chuyển đến, nhân viên tại địa điểm chuyển đến nên xác nhận việc nhận hàng bằng cách thực hiện các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, chuyển đến Tồn kho > Chuyển kho > Chưa nhận.
   
3. Tìm đơn hàng cần xác nhận nhận hàng và nhấp vào Nhận. Sử dụng bộ lọc để nhận diện nhanh nếu cần.
   
4. Xác nhận số lượng sản phẩm và nhấp vào Đánh dấu hoàn thành để hoàn tất việc chuyển kho.
   

Quản lý Phiếu Chuyển Kho

Quản lý hiệu quả các phiếu chuyển kho là điều then chốt để duy trì hệ thống tồn kho được tổ chức tốt. Dù là xuất phiếu để lưu trữ hay hủy bản nháp, các bước này đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Xuất Phiếu Chuyển Kho

Đối với các phiếu có trạng thái "Đang chờ," "Chưa nhận," hoặc "Hoàn thành," bạn có thể xuất chúng để lưu trữ và theo dõi. Thực hiện theo các bước dưới đây:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, chuyển đến Tồn kho > Chuyển kho > Đang chờ / Chưa nhận / Hoàn thành. Tìm và nhấp vào phiếu bạn muốn xuất.
   
3. Trên trang chi tiết phiếu chuyển, nhấp vào Xuất ở góc trên bên phải để xuất phiếu chuyển dưới dạng bảng Excel để kiểm tra ngoại tuyến.
   

Hủy Phiếu Chuyển Kho

Nếu bạn không còn cần giữ một phiếu nháp có trạng thái "Chưa gửi," bạn có thể hủy nó để đảm bảo quy trình xử lý các phiếu chuyển ở trạng thái khác diễn ra trơn tru. Thực hiện theo các bước sau để hủy một phiếu chuyển kho:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh.
   
2. Trong ứng dụng, tiến hành tới Tồn kho > Chuyển kho > Chưa gửi. Tìm biểu mẫu bạn muốn hủy và nhấp vào Hủy trong cột Thao tác.
   
   Ngoài ra, nhấp vào biểu mẫu để truy cập trang chi tiết và đánh dấu chọn kép. Sau đó, nhấp vào Hủy ở góc trên bên phải để vô hiệu hóa bản nháp.
   
   Sau khi biểu mẫu bị hủy, trạng thái của nó sẽ chuyển thành "Đã hủy."
   

Quản lý Chuyển kho với Ứng dụng SHOPLINE POS

Để đơn giản hóa quy trình chuyển kho tại cửa hàng, hãy sử dụng Ứng dụng SHOPLINE POS. Tính năng Chuyển kho tích hợp trong ứng dụng cho phép bạn dễ dàng khởi tạo và hoàn thành các quy trình chuyển kho đơn giản trực tiếp từ thiết bị POS của bạn.

Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo hướng dẫn "Chuyển kho sử dụng Ứng dụng SHOPLINE POS".