Sử dụng Tính năng Đếm Hàng Tồn Kho trong Bảng Quản Trị SHOPLINE

Việc duy trì mức tồn kho chính xác là rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp POS của bạn. Ứng dụng Quản lý Tồn kho Thông minh đơn giản hóa nhiệm vụ này với tính năng Đếm Tồn kho. Dễ dàng tạo một mẫu đếm và ghi lại số lượng thực tế, và hệ thống tự động cập nhật hồ sơ để phản ánh tồn kho thực tế. Điều này giúp giảm thiểu việc bán quá mức và sản phẩm tồn kho, góp phần vào hoạt động trơn tru hơn.

Tạo Mẫu Đếm

Trước khi đếm tồn kho, bạn cần tạo một mẫu đếm để xác định các sản phẩm và vị trí. Thực hiện theo các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Ứng dụng > Quản lý Tồn kho Thông minh. Cài đặt ứng dụng nếu bạn chưa làm điều đó.
   
    
2. Trong ứng dụng, đi đến Tồn kho > Đếm Tồn kho. Sau đó, nhấp vào Tạo mẫu đếm.
   
    
3. Điền vào thông tin cơ bản, bao gồm ID bảng kiểm kê, tên nhiệm vụ, thời gian bắt đầu và vị trí.
   
    
4. Chọn các sản phẩm bạn muốn đếm tồn kho bằng ba phương pháp:
   • Tất cả sản phẩm: Thêm nhanh tất cả các sản phẩm trong vị trí bạn đã chọn.
     
      
   • Theo danh mục: Chọn từ danh sách danh mục sản phẩm để thêm một hoặc nhiều danh mục.
     
      
   • Theo sản phẩm: Chọn từng sản phẩm riêng lẻ cho một đếm tùy chỉnh. Có hai phương pháp tiện lợi:
     
     • Chọn sản phẩm: Tìm kiếm sản phẩm theo tên hoặc lọc chúng theo danh mục, thẻ và nhà cung cấp. Sau khi chọn các sản phẩm mong muốn, nhấp vào Xác nhận.
       
        
     • Nhập hàng loạt: Tải xuống mẫu nhập hàng loạt được cung cấp. Điền thông tin như SKU và tên sản phẩm, tải lên tệp, sau đó nhấp vào Tải lên và nhập để hoàn tất việc tải lên.
       
        
5. Kiểm tra Tồn kho âm để loại trừ các sản phẩm khỏi việc đếm tồn kho nếu cần.
   
    
6. Sau khi điền thông tin cần thiết, nhấp vào Lưu & thoát để lưu mẫu cho lần sử dụng sau hoặc Bắt đầu đếm để bắt đầu đếm ngay lập tức.
   

Thực hiện Đếm Tồn kho

Một mẫu đếm được tạo thành công sẽ vào trạng thái Đếm tồn kho đang chờ. Bạn có thể bắt đầu đếm tồn kho bất cứ lúc nào:

1. Trong ứng dụng "Quản lý Tồn kho Thông minh", đi đến Tồn kho > Đếm Tồn kho > Để được đếm để tìm tất cả các mẫu đang chờ.
   
    
2. Tìm mẫu mong muốn và nhấp vào Kiểm kê để truy cập trang đếm.
   
    
3. Bắt đầu đếm bằng cách điền vào số lượng thực tế trong tab Số lượng đếm . Ngoài ra, sử dụng máy quét mã vạch để tự động điền.
   
   Lưu ý các điểm sau trong quá trình đếm:

•  
  • Để cập nhật số lượng thực tế cho một sản phẩm cụ thể, bạn có thể tìm kiếm nó theo tên, SKU hoặc mã vạch trong ô tìm kiếm.
  • Hệ thống hiển thị một dấu hiệu sau khi điền số lượng đã đếm, giúp ngăn ngừa việc tính toán trùng lặp và đảm bảo hồ sơ chính xác.
  • Hệ thống tự động phân loại sản phẩm trong quá trình đếm: Đã đếm cho những sản phẩm có số lượng đã nhập và Chưa đếm cho những sản phẩm không có. Dễ dàng chuyển đổi giữa hai danh mục này để tìm các sản phẩm chưa được đếm.

4. Khi bắt đầu đếm tồn kho, bạn có hai tùy chọn sau:
   

•  
  • Nhấn Hoàn tất nếu bạn đã điền số lượng cho tất cả các sản phẩm cần đếm. Điều này sẽ thay đổi trạng thái của biểu mẫu kiểm kê thành Đã hoàn thành và mức tồn kho sẽ được cập nhật dựa trên số lượng đã đếm.
  • Nhấn Lưu & thoát nếu bạn chỉ điền số lượng cho một số sản phẩm và không thể hoàn tất việc đếm vào thời điểm này. Biểu mẫu sẽ giữ trạng thái Đang chờ đếm tồn kho, cho phép bạn tiếp tục quá trình đếm khi có thể. 

Xem Chi tiết Đếm Tồn Kho

Sau khi hoàn tất việc đếm tồn kho, bạn có thể xem lại biểu mẫu bằng cách làm theo các bước dưới đây:

1. Đi tới Tồn kho > Đếm tồn kho > Đã hoàn thành trong ứng dụng Quản lý Tồn kho Thông minh. Nhấn vào ID bảng của biểu mẫu đếm mong muốn để vào trang chi tiết.
   
    
2. Đánh giá sự chênh lệch tồn kho dựa trên số lượng và số tiền lãi lỗ của đếm tồn kho:
   

•  
  • Lợi nhuận tồn kho: Số lượng đã đếm > Số lượng tồn kho ban đầu
  • Thua lỗ tồn kho: Số lượng đã đếm < Số lượng tồn kho ban đầu
  • Cân bằng tồn kho: Số lượng đã đếm = Số lượng tồn kho ban đầu 
  • Chưa đếm: Sản phẩm trong biểu mẫu đếm đã hoàn thành mà không có số lượng đã nhập.

Bạn cũng có thể xem tóm tắt tổng phụ của biểu mẫu đếm ở góc dưới bên trái.

Hủy Biểu Mẫu Đếm

Nếu bạn thấy một biểu mẫu đếm không còn phù hợp với nhu cầu đếm sau khi được tạo, hãy hủy nó để tránh làm ảnh hưởng đến các biểu mẫu đếm khác đang diễn ra.

1. Đi tới Tồn kho > Đếm tồn kho > Chưa đếm trong ứng dụng Quản lý Tồn kho Thông minh. Tìm biểu mẫu đếm bạn muốn hủy và nhấn Hủy.
   
    
2. Trong cửa sổ pop-up hiển thị thông báo cảnh báo, nhấn Xác nhận.
   
    
3. Các biểu mẫu đếm đã hủy sẽ được phân loại vào phần Đã hủy.
   

Khôi phục Biểu Mẫu Đếm

Nếu vì lý do nào đó, bạn muốn khôi phục một đếm tồn kho từ danh mục Đã hủy, hãy làm theo các bước dưới đây:

1. Đi tới Tồn kho > Đếm tồn kho > Đã hủy trong ứng dụng "Quản lý Tồn kho Thông minh". Tìm biểu mẫu bạn muốn khôi phục và nhấn vào ID bảng để vào trang chi tiết của nó.
   
    
2. Nhấn Đếm lại ở góc trên bên phải, và hệ thống sẽ khôi phục biểu mẫu và chuyển bạn đến trang đếm tồn kho.
   

Quản lý Đếm Tồn Kho với Ứng Dụng SHOPLINE POS

Để đơn giản hóa quy trình đếm tồn kho tại chỗ của bạn, hãy sử dụng Ứng dụng SHOPLINE POS. Tính năng Đếm Tồn Kho tích hợp trong ứng dụng cho phép bạn dễ dàng khởi động và hoàn tất các nhiệm vụ đếm tồn kho đơn giản trực tiếp từ thiết bị POS của bạn.

Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo hướng dẫn "Đếm Tồn Kho Sử Dụng Ứng Dụng SHOPLINE POS".