Sử Dụng Tính Năng Đếm Hàng Tồn Kho trong Bảng Quản Trị SHOPLINE

Duy trì mức tồn kho chính xác là điều quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp POS của bạn. Ứng dụng Quản Lý Tồn Kho Thông Minh đơn giản hóa công việc này với tính năng Kiểm Kê Tồn Kho. Dễ dàng tạo phiếu kiểm kê và ghi lại số lượng thực tế, hệ thống sẽ tự động cập nhật hồ sơ để phản ánh tồn kho thực tế. Điều này giúp giảm thiểu việc bán quá số lượng và sản phẩm tồn đọng, góp phần vận hành trơn tru hơn.

Tạo Phiếu Kiểm Kê

Trước khi kiểm kê tồn kho, bạn cần tạo một phiếu kiểm kê để chỉ định sản phẩm và vị trí. Thực hiện theo các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh. Cài đặt ứng dụng nếu bạn chưa cài đặt.
   
    
2. Trong ứng dụng, đi tới Tồn kho > Kiểm kê tồn kho. Sau đó, nhấp vào Tạo biểu mẫu kiểm kê.
   
    
3. Điền thông tin cơ bản, bao gồm mã phiếu kiểm kê, tên nhiệm vụ, thời gian bắt đầu và địa điểm.
   
    
4. Chọn các sản phẩm bạn muốn kiểm kê tồn kho bằng ba phương pháp:
   • Tất cả sản phẩm: Thêm nhanh tất cả sản phẩm tại địa điểm bạn chọn.
     
      
   • Theo danh mục: Chọn từ danh sách danh mục sản phẩm để thêm một hoặc nhiều danh mục.
     
      
   • Theo sản phẩm: Chọn từng sản phẩm riêng lẻ để kiểm kê tùy chỉnh. Có hai phương pháp tiện lợi:
     
     • Chọn sản phẩm: Tìm kiếm sản phẩm theo tên hoặc lọc theo danh mục, thẻ và nhà cung cấp. Sau khi chọn sản phẩm mong muốn, nhấp Xác nhận.
       
        
     • Nhập khẩu hàng loạt: Tải xuống Mẫu nhập khẩu hàng loạt được cung cấp. Điền các chi tiết như SKU và tên sản phẩm, tải lên tệp, sau đó nhấp Tải lên và nhập khẩu để hoàn tất việc tải lên.
       
        
5. Chọn Tồn kho âm để loại trừ các sản phẩm khỏi việc kiểm kê nếu cần.
   
    
6. Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết, nhấp Lưu & thoát để lưu biểu mẫu cho lần sử dụng sau hoặc Bắt đầu kiểm kê để bắt đầu kiểm kê ngay lập tức.
   

Thực hiện Kiểm kê Tồn kho

Một biểu mẫu kiểm kê được tạo thành công sẽ chuyển sang trạng thái Kiểm kê tồn kho đang chờ. Bạn có thể bắt đầu kiểm kê tồn kho bất cứ lúc nào:

1. Trong ứng dụng "Quản lý tồn kho thông minh", vào Tồn kho > Kiểm kê tồn kho > Chờ kiểm kê để tìm tất cả các biểu mẫu đang chờ.
   
    
2. Tìm biểu mẫu mong muốn và nhấp vào Kiểm kê để truy cập trang đếm.
   
    
3. Bắt đầu đếm bằng cách điền số lượng thực tế vào tab Số lượng đếm. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch để tự động điền.
   
   Lưu ý các điểm sau trong quá trình đếm:

•  
  • Để cập nhật số lượng thực tế cho một sản phẩm cụ thể, bạn có thể tìm kiếm theo tên, SKU hoặc mã vạch trong ô tìm kiếm.
  • Hệ thống hiển thị một dấu hiệu sau khi điền số lượng đã đếm, giúp tránh tính toán trùng lặp và đảm bảo ghi chép chính xác.
  • Hệ thống tự động phân loại sản phẩm trong quá trình đếm: Đã đếm cho những sản phẩm đã nhập số lượng và Chưa đếm cho những sản phẩm chưa nhập. Dễ dàng chuyển đổi giữa hai danh mục này để tìm sản phẩm chưa được đếm.

4. Khi bắt đầu đếm tồn kho, bạn có hai lựa chọn sau:
   

•  
  • Nhấp vào Hoàn thành nếu bạn đã điền số lượng cho tất cả các sản phẩm cần đếm. Điều này sẽ thay đổi trạng thái biểu mẫu tồn kho thành Đã hoàn thành và số lượng tồn kho sẽ được cập nhật dựa trên số lượng đã đếm.
  • Nhấp vào Lưu & thoát nếu bạn chỉ mới điền số lượng cho một số sản phẩm và chưa thể hoàn thành việc đếm lúc này. Biểu mẫu sẽ giữ trạng thái Chờ kiểm kê tồn kho, cho phép bạn tiếp tục quá trình đếm khi có thể.

Xem Chi Tiết Kiểm Kê Tồn Kho

Sau khi hoàn thành việc kiểm kê tồn kho, bạn có thể xem lại biểu mẫu bằng cách làm theo các bước dưới đây:

1. Đi tới Kho hàng > Kiểm kê kho > Đã hoàn thành trong ứng dụng Quản lý Kho thông minh. Nhấp vào mã phiếu kiểm kê mong muốn để vào trang chi tiết.
   
    
2. Đánh giá sự chênh lệch tồn kho dựa trên số lượng và giá trị lãi lỗ của phiếu kiểm kê:
   

•  
  • Lợi nhuận tồn kho: Số lượng đếm được > Số lượng tồn kho ban đầu
  • Thiệt hại tồn kho: Số lượng đếm được < Số lượng tồn kho ban đầu
  • Cân bằng tồn kho: Số lượng đếm được = Số lượng tồn kho ban đầu 
  • Chưa đếm: Sản phẩm trong phiếu kiểm kê đã hoàn thành nhưng chưa nhập số lượng.

Bạn cũng có thể xem tổng phụ của phiếu kiểm kê ở góc dưới bên trái.

Hủy Phiếu Kiểm Kê

Nếu bạn thấy phiếu kiểm kê không còn phù hợp với nhu cầu kiểm kê sau khi đã tạo, hãy hủy nó để tránh ảnh hưởng đến các phiếu kiểm kê khác đang tiến hành.

1. Đi tới Kho hàng > Kiểm kê kho > Chưa kiểm kê trong ứng dụng Quản lý Kho thông minh. Tìm phiếu kiểm kê bạn muốn hủy và nhấp vào Hủy.
   
    
2. Trong cửa sổ bật lên hiển thị cảnh báo, nhấp vào Xác nhận.
   
    
3. Các phiếu kiểm kê đã hủy sẽ được phân loại vào mục Đã hủy.
   

Khôi phục Phiếu Kiểm Kê

Nếu vì lý do nào đó, bạn muốn khôi phục một phiếu kiểm kê từ mục Đã hủy, hãy làm theo các bước dưới đây:

1. Đi tới Kho hàng > Kiểm kê kho > Đã hủy trong ứng dụng "Quản lý kho thông minh". Tìm biểu mẫu bạn muốn khôi phục và nhấp vào ID phiếu để đến trang chi tiết của nó.
   
    
2. Nhấp vào Đếm lại ở góc trên bên phải, hệ thống sẽ khôi phục biểu mẫu và chuyển bạn đến trang kiểm kê kho.
   

Quản lý Kiểm kê Kho với Ứng dụng SHOPLINE POS

Để đơn giản hóa quy trình kiểm kê kho tại chỗ, hãy sử dụng Ứng dụng SHOPLINE POS. Tính năng Kiểm kê kho tích hợp trong ứng dụng cho phép bạn dễ dàng khởi tạo và hoàn thành các nhiệm vụ kiểm kê kho đơn giản trực tiếp từ thiết bị POS của bạn.

Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo hướng dẫn "Kiểm kê Kho Sử dụng Ứng dụng SHOPLINE POS".