Quản lý Thuế với Công cụ Kết nối Avalara

Nếu cửa hàng SHOPLINE của bạn cần tính toán và thu thuế, SHOPLINE cung cấp Kết nối Avalara để giúp các thương nhân quản lý việc tuân thủ thuế. Nó tích hợp với các dịch vụ tính toán và quản lý thuế của Avalara. Khi đã kết nối, Avalara hỗ trợ tính toán và khai báo thuế, cung cấp tỷ lệ thuế cập nhật theo thời gian thực để đảm bảo tuân thủ ở các khu vực khác nhau.

Sau khi đăng ký gói SHOPLINE Enterprise, bạn có thể kết nối tài khoản Avalara và gán mã thuế cho các loại sản phẩm của mình. Avalara sẽ tự động lấy tỷ lệ thuế chính xác dựa trên địa chỉ giao hàng của cửa hàng và địa chỉ giao hàng của khách hàng, và tính toán thuế tương ứng.

Kết nối Tài khoản Avalara với SHOPLINE

Trước khi sử dụng Kết nối Avalara, hãy đăng ký tài khoản Avalara trên trang web chính thức của Avalara. Nếu bạn đã có tài khoản, hãy làm theo các bước dưới đây để tạo khóa giấy phép và hoàn tất kết nối:

Tạo Khóa Giấy Phép 

Để sử dụng Avalara làm dịch vụ thuế của bạn, trước tiên hãy tạo khóa giấy phép để kết nối tài khoản với SHOPLINE. Thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập vào tài khoản Avalara của bạn.

2. Trong phần Cài đặt, thiết lập thông tin công ty và các khu vực bạn thu thuế.

   

3. Để tạo khóa giấy phép, vào Cài đặt > Khóa giấy phép và API, sau đó nhấn Tạo khóa mới.

   

4. Trong cửa sổ bật lên, xác nhận bằng cách nhấn Tạo khóa giấy phép.

   

5. Lưu khóa này một cách an toàn. Bạn sẽ cần nó để hoàn tất việc tích hợp.

   

Kết nối Avalara với SHOPLINE

Sau khi có khóa giấy phép, quay lại bảng quản trị SHOPLINE để kết nối tài khoản Avalara của bạn:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE, đi tới Cài đặt > Thuế và phí. Trong danh sách quốc gia/khu vực, tìm Hoa Kỳ, bật nó lên, và nhấp vào biểu tượng bút chì để vào trang cài đặt.

   

2. Trong thẻ Dịch vụ thuế hiện tại, nhấp vào Thay đổi dịch vụ, chọn Avalara từ cửa sổ bật lên, và nhấp vào Hoàn tất.

   

3. Khi đã chọn Avalara, nhấp vào Kết nối tài khoản.

   

4. Trong cửa sổ bật lên, nhập Tài khoản của bạn (email bạn đã dùng để đăng ký Avalara) và Khóa giấy phép (lấy từ các bước trong phần trước), chọn môi trường Production, và nhấp Tiếp theo.

   

5. Chọn Công ty tính thuế của bạn, đánh dấu Bật dịch vụ tính thuế, và chọn Loại hành động:  

   

   • Chỉ tính toán: Sử dụng Avalara chỉ để tính thuế. Khi đơn hàng được thanh toán, bạn phải gửi thủ công hồ sơ giao dịch cho Avalara.
   • Tính toán và gửi: Sử dụng Avalara để tính thuế, và khi đơn hàng được thanh toán, Bộ kết nối Avalara sẽ tự động tạo tài liệu và gửi hồ sơ giao dịch cho Avalara.

6. Chọn có Kích hoạt xác minh địa chỉ hay không. Sau đó, nhấp Kết nối tài khoản để hoàn tất thiết lập.

   

Cấu hình Cài đặt Thuế Avalara

Thiết lập Mã Thuế cho Loại Sản phẩm

Trình kết nối Avalara tính thuế ở cấp độ sản phẩm trong quá trình thanh toán, dựa trên các mã thuế được gán cho từng loại sản phẩm. Thực hiện theo các bước dưới đây để thiết lập mã thuế:

1. Trong Cài đặt thuế, vào thẻ Mã thuế sản phẩm và nhấp vào Cài đặt.

   

2. Bạn sẽ thấy hai tab: Loại sản phẩm và Các loại khác. Chuyển đổi giữa chúng và nhập các mã thuế phù hợp dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn.

   Lưu ý: Nếu mã thuế cho Phí vận chuyển trong Các loại khác để trống, mã mặc định FR010000 sẽ được sử dụng.

   

3. Điền các mã thuế. Bạn có hai cách để thêm chúng:

•  
  • Nhập thủ công: Nhập mã thuế thủ công vào cột Mã thuế cho từng loại sản phẩm.

  • Nhập khẩu hàng loạt: Để thêm mã thuế hàng loạt, xuất file CSV, hoàn thành bảng tính và nhập lại vào hệ thống. Bảng tính bao gồm hai cột:

    Lưu ý: Các loại sản phẩm trong tab Các loại khác không thể quản lý bằng file CSV. Mã thuế của chúng phải được nhập thủ công.

    • ID: Mã định danh duy nhất cho mỗi loại sản phẩm, hiển thị trên trang Mã thuế hoặc trong file CSV đã xuất.
    • Mã thuế: Truy cập trang Tìm kiếm Mã Thuế Avalara để tìm mã phù hợp.

4. (Tùy chọn) Thêm mã thuế cho nhiều địa điểm kinh doanh. Nếu bạn đã thiết lập nhiều địa điểm kinh doanh để quản lý mã thuế chi tiết hơn, sử dụng menu thả xuống ở góc trên bên phải để chuyển đổi giữa các địa điểm và gán các mã tương ứng. Để biết chi tiết về cách thiết lập nhiều địa điểm kinh doanh, xem phần tiếp theo.

   Quan trọng: Nếu bạn thêm địa điểm kinh doanh theo tiểu bang, hệ thống sẽ ưu tiên các mã thuế được thiết lập cho địa điểm đó khi tính thuế.

   

Thêm Địa Điểm Kinh Doanh Mới

Để hỗ trợ quản lý thuế theo địa điểm, SHOPLINE cho phép bạn gán mã thuế riêng biệt cho các địa điểm kinh doanh khác nhau. Thực hiện các bước sau để thêm địa điểm mới:

1. Trong Cài đặt thuế, vào thẻ Địa điểm kinh doanh và nhấp vào Thêm địa điểm.

   

2. Trong cửa sổ bật lên, nhập các thông tin sau:

   

   • Tên địa điểm: Đặt tên cho địa điểm kinh doanh để dễ quản lý.
   • Địa điểm kinh doanh: Nhập địa chỉ đầy đủ của địa điểm này.
   • Khu vực áp dụng: Chọn xem địa điểm này áp dụng cho toàn bộ Hoa Kỳ hay một bang/tỉnh cụ thể.
3. Nhấp vào Lưu.

Sau khi thiết lập địa điểm, hãy vào trang cài đặt Mã thuế sản phẩm (xem phần trước) để gán mã thuế cho từng địa điểm kinh doanh.

Lưu Ý Để Tính Thuế Chính Xác

Để đảm bảo thuế sản phẩm được tính chính xác dựa trên mã thuế bạn đã gán, hãy chắc chắn các cấu hình sau được thiết lập:

• Mỗi sản phẩm được liên kết chính xác với một loại sản phẩm trên trang chi tiết sản phẩm của nó.
• Mỗi loại sản phẩm được liên kết với mã thuế phù hợp.
• Phí vận chuyển, Sản phẩm tùy chỉnh, và Thẻ quà tặng cũng cần được cấu hình mã thuế tương ứng (nếu có).

Tính Toán và Nộp Thuế Sử Dụng Avalara Connector

Nếu bạn chọn sử dụng tùy chọn tính toán và nộp của Avalara Connector (xem Bước 5 trong phần Kết nối Avalara với SHOPLINE), connector sẽ theo dõi các thay đổi đơn hàng tiếp theo và tự động gửi hồ sơ giao dịch đơn hàng đến Avalara. Avalara sẽ hỗ trợ việc nộp hồ sơ thuế và xử lý hoàn thuế.

Tạo Hồ Sơ Giao Dịch Để Nộp Hồ Sơ

Khi một đơn hàng được thanh toán đầy đủ, Avalara Connector sẽ tự động tạo các tài liệu cần thiết và gửi hồ sơ giao dịch đến Avalara.

Những đơn hàng chưa được thanh toán đầy đủ sẽ không kích hoạt việc tạo tài liệu. Trong quá trình giao dịch, nếu bạn gặp một đơn hàng thanh toán một phần, bạn sẽ cần đánh dấu nó là đã thanh toán đầy đủ để tạo hồ sơ thuế.

Nhiều Hồ Sơ Thuế và Hoàn Tiền từ Thay Đổi Đơn Hàng

Trong quá trình bán hàng, bạn có thể thực hiện các hành động như trả hàng một phần, đổi hàng, thêm mặt hàng vào đơn hàng hoặc hoàn tiền một phần. Những thao tác này làm thay đổi các mặt hàng hoặc số tiền trong đơn hàng.

Sau khi hoàn tất các thay đổi đó, Avalara Connector sẽ tính toán các điều chỉnh thuế phát sinh, xác định dữ liệu đơn hàng cần cập nhật và gửi các hồ sơ đã cập nhật đến Avalara.

Quá trình này có thể tạo ra nhiều hồ sơ thuế và hoàn tiền do sự phức tạp của các sửa đổi đơn hàng. Những hồ sơ đa dạng này giúp đảm bảo điều chỉnh thuế chính xác.

Hoàn Thuế cho Đơn Hàng Bị Hủy

Một đơn hàng bị hủy được coi là giao dịch cuối cùng.

Sau khi hủy đơn hàng, Avalara Connector sẽ tính toán các điều chỉnh thuế và gửi các hồ sơ hoàn tiền tương ứng đến Avalara.