Quản lý Số Serial trong Ứng dụng Quản lý Kho Thông minh

Thiết lập số serial cho từng sản phẩm giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng và đảm bảo tính xác thực cũng như khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thiết bị điện tử tiêu dùng có giá trị cao, như điện thoại di động và máy tính, vốn thường yêu cầu thay thế linh kiện phức tạp trong quá trình hỗ trợ sau bán hàng.

Để sử dụng số serial một cách hiệu quả, hãy tận dụng tính năng Số serial được cung cấp bởi ứng dụng Quản lý tồn kho thông minh. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tạo và quản lý số serial cho sản phẩm của mình.

Bật Quản Lý Số Serial

Trước khi tạo số serial riêng lẻ, hãy bật theo dõi số serial cho sản phẩm cụ thể mà bạn muốn quản lý. Thực hiện theo các bước sau:

1. Đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh. Cài đặt ứng dụng nếu bạn chưa cài.
   
    
2. Tiếp tục tới Sản phẩm > Trung tâm sản phẩm. Tìm sản phẩm mong muốn và bật công tắc trong cột Quản lý mã serial.
   
    
3. Nhấn Xác nhận trong cửa sổ bật lên để kích hoạt quản lý mã serial cho sản phẩm này.
   

Tạo Số Serial

Có hai cách để tạo số serial cho các sản phẩm đã bật quản lý. Hãy chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Tạo từng cái một

1. Trong ứng dụng Quản lý tồn kho thông minh, đi tới Tồn kho > Số serial và nhấn Tạo số serial.
   
    
2. Trong cửa sổ bật lên, tìm kiếm sản phẩm, chọn cửa hàng áp dụng và nhập tất cả các số serial cần thiết bằng cách nhấn Enter. Sau đó nhấn Xác nhận.
   

Tạo theo lô

1. Trong ứng dụng Quản lý tồn kho thông minh, vào Tồn kho > Số serial và nhấp vào Nhập số serial.
   
    
2. Nhấp vào Mẫu nhập hàng loạt để tải mẫu biểu.
   
    
3. Điền mẫu biểu với các thông tin cần thiết: SKU, tên sản phẩm, vị trí và số serial.
   
    

4. Quay lại cửa sổ Nhập số serial, nhấp Tải lên tệp, chọn mẫu biểu đã hoàn thành và nhấp Tải lên và nhập.
   

   Lưu ý: Bạn có thể tạo nhiều số serial duy nhất cho cùng một mặt hàng tại cùng một cửa hàng. Đảm bảo số serial nhập vào khớp với số lượng có sẵn để bán nhằm tránh sai lệch.

Áp dụng Số Serial

Đối với các mặt hàng được bật quản lý số serial, bạn cần chỉ định số serial trong các thao tác khác nhau để duy trì khả năng truy xuất sản phẩm.

Các Tình Huống Áp Dụng

• Bán sản phẩm: Khi thêm mặt hàng được quản lý vào giỏ hàng trong ứng dụng POS, một cửa sổ bật lên yêu cầu thu ngân nhập hoặc quét số serial.
  
   

• Nhập kho hàng mua: Khi xử lý hàng nhập mới trong "Quản lý tồn kho thông minh," nhập số serial mới cho các mặt hàng được quản lý bằng cách nhấp nút + SN bên cạnh số lượng nhập.
  

  Lưu ý: Tất cả số serial nhập vào phải là duy nhất và chưa có trong hệ thống. Số serial mới thêm/cập nhật sẽ được phản ánh trong phần Tồn kho > Số Serial.

• Trả hàng mua: Khi xử lý trả hàng mua cho các mặt hàng được quản lý trong "Quản lý kho thông minh," nhập số serial bằng cách nhấp vào + SN bên cạnh số lượng trả lại.
  

  Lưu ý: Bạn có thể nhập số serial chưa bán hoặc chưa được chiếm dụng tại vị trí đã chọn. Sau khi tạo đơn trả hàng mua thành công, các số serial này sẽ bị xóa.

  
   

• Chuyển kho: Trong quá trình duyệt đơn chuyển kho (nhập hoặc xuất) cho các mặt hàng được quản lý trong ứng dụng "Quản lý kho thông minh," sử dụng + SN bên cạnh số lượng chuyển để nhập số serial:
  
  • Xuất kho: Đảm bảo các số serial đã nhập chưa được bán hoặc phân bổ tại vị trí xuất kho và khớp với số lượng chuyển. 
  • Nhập kho: Sau khi đơn nhập kho được phê duyệt, các số serial đã nhập sẽ được chiếm dụng.
     

• Kiểm kê kho: Trong quá trình kiểm kê kho cho các mặt hàng sản phẩm có bật quản lý số serial trong "Quản lý kho thông minh," sử dụng nút + SN bên cạnh số lượng kiểm kê để nhập số serial.
  

  Lưu ý: Bạn có thể nhập bất kỳ số serial nào, điều này sẽ được phản ánh trong phần Kho > Số Serial và được đánh dấu là chưa bán hoặc chưa phân bổ sau khi kiểm kê hoàn tất. Tuy nhiên, bạn không thể thêm số serial cho các sản phẩm đang trong quá trình vận chuyển khi chuyển kho.

Nhập số serial

Bạn có ba phương pháp để nhập số serial trong các tình huống như nhận hàng mua, trả hàng mua, chuyển kho và kiểm kê kho. Hãy chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.  

Ví dụ dưới đây minh họa quy trình sử dụng trong kiểm kê kho:

• Nhập thủ công

1. Nhấn nút + SN.
   
    
2. Dưới mục Nhập thủ công, nhập số serial bằng tay hoặc sử dụng máy quét mã vạch cầm tay. Nhấn Thêm sau mỗi lần nhập.
   
    

3. Nhấn Lưu.
   

   Lưu ý: Hiện tại chưa hỗ trợ quét bằng camera.

• Nhập Bảng Theo Lô

1. Nhấn nút + SN .
   
    
2. Dưới mục Nhập theo lô, nhấn Nhập từ bảng.
   
    
3. Nhấn Mẫu nhập theo lô để tải mẫu về và điền thông tin cần thiết (SKU, tên sản phẩm, vị trí, và số serial).
   
    
4. Nhấn Tải lên tệp để chọn mẫu đã hoàn thành, sau đó nhấn Tải lên và nhập.
   
    
5. Sau khi tải lên, nhấn Lưu.
   
    

• Tự động tạo theo quy tắc: Nếu số serial của bạn theo một mẫu nhất định, bạn có thể tự động tạo chúng bằng cách sử dụng các quy tắc đã định sẵn.

1. Nhấn nút + SN .
   
    
2. Dưới mục Nhập số lượng lớn, nhấn Nhập quy tắc.
   
    
3. Xác định quy tắc của bạn và nhấn Nhập để áp dụng.
   
    

• Tiền tố: Nội dung cố định của số serial.
• Giá trị bắt đầu: Số đầu tiên trong chuỗi.
• Giá trị tăng: Số lượng mà số sẽ tăng lên.
• Số lượng: Số mặt hàng áp dụng quy tắc này.
   

4. Nhấn Lưu để hoàn tất việc thêm.
   

Quản lý Số Serial

Sau khi tạo số serial, bạn có thể quản lý thêm bằng cách xem trạng thái của chúng, chỉnh sửa vị trí và số được gán, hoặc xóa chúng.

Xem Trạng Thái Số Serial

Trong ứng dụng Quản lý Kho Thông minh, vào Kho hàng > Số serial. Tại đây, bạn có thể xem tất cả số serial đã tạo và trạng thái của chúng.

Chỉnh sửa Số Serial

1. Trong ứng dụng Quản lý Kho Thông minh, vào Kho hàng > Số serial. Tìm mục bạn muốn và nhấp Chỉnh sửa trong cột Thao tác.
   
    
2. Thực hiện các thay đổi cần thiết trong cửa sổ bật lên và nhấp Xác nhận.
   

Xóa Số Serial

1. Trong ứng dụng Quản lý Kho Thông minh, vào Kho hàng > Số serial. Tìm mục bạn muốn xóa và nhấp Xóa trong cột Thao tác.
   
    
2. Nhấp Xác nhận để xóa số serial.
   

Câu hỏi thường gặp & Khắc phục sự cố Quản lý Số Serial

Câu 1: Tôi có thể xuất số serial hàng loạt hoặc sử dụng file để điều chỉnh hàng loạt không?

Trả lời 1: Hiện tại, SHOPLINE không hỗ trợ xuất số serial hàng loạt hoặc thực hiện điều chỉnh hàng loạt qua việc tải lên file. Tất cả việc gán và chỉnh sửa số serial phải được thực hiện thủ công trong bảng quản trị hoặc trong các thao tác kho cụ thể.

Câu 2: Tôi không thể hoàn thành thao tác kho. Tôi nên làm gì?

Trả lời 2: Nếu bạn không thể gửi tác vụ nhập hoặc xuất kho, có thể là do một hoặc nhiều SKU thiếu số serial bắt buộc.

Mẹo để tìm thông tin thiếu:

• Kiểm tra thủ công: Vì hiện tại không có bộ lọc "Chưa hoàn thành", bạn phải cuộn thủ công qua danh sách sản phẩm trong thao tác hiện tại để xác định các trường được đánh dấu là "Bắt buộc" hoặc để trống.
• So sánh: So sánh danh sách đóng gói thực tế với danh sách nhập trên hệ thống để đảm bảo mỗi đơn vị đều có số serial tương ứng.