Quản Lý Đơn Đặt Hàng

Bạn có thể sử dụng đơn đặt hàng để ghi lại các sản phẩm, giá cả và số lượng mà cửa hàng của bạn đặt từ nhà cung cấp. Đơn đặt hàng giúp theo dõi thông tin chi tiết như số lượng hàng tồn kho nhập về, chi phí tồn kho, điều khoản thanh toán và thời gian dự kiến đến nơi. Thông tin này giúp bạn hiểu rõ hơn về từng đơn đặt hàng và quản lý tồn kho hiệu quả hơn, cho phép lập kế hoạch mua hàng tốt hơn.

Tạo Đơn Đặt Hàng để Bổ Sung Tồn Kho

Bạn có thể tạo đơn đặt hàng trong hệ thống quản trị SHOPLINE, có thể lưu dưới dạng Bản nháp để sử dụng sau hoặc đánh dấu là Đã đặt hàng. Khi một đơn đặt hàng được đánh dấu là Đã đặt hàng, số lượng tồn kho của các mặt hàng mua này sẽ được ghi nhận là hàng tồn kho nhập về tại địa điểm nhận hàng.

Vui lòng làm theo các bước dưới đây để tạo đơn hàng:

Vào bảng quản trị SHOPLINE > Sản phẩm > Đơn đặt hàng > nhấp vào Tạo đơn đặt hàng.

Nhập thông tin Nhà cung cấp và Địa điểm nhận hàng.

Để thêm sản phẩm bạn muốn mua từ nhà cung cấp, bạn có thể nhập các chi tiết như số lượng, mã SKU của nhà cung cấp, giá mỗi sản phẩm, thuế suất và các thông tin liên quan khác cho từng sản phẩm.

Bạn có thể tiếp tục điền các thông tin mua hàng liên quan khác, như điều khoản thanh toán, loại tiền tệ của nhà cung cấp, chi tiết vận chuyển và ghi chú.

Bạn có thể thêm các chi phí phát sinh khác bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa trong phần Tổng hợp chi phí để chọn hoặc nhập các chi tiết điều chỉnh chi phí bạn cần.

Sau đó, nhấp Thêm. Lúc này, đơn đặt hàng đang ở trạng thái bản nháp và chưa có hiệu lực. Bạn có thể nhấp nút Đánh dấu là đã đặt hàng để phê duyệt và kích hoạt đơn đặt hàng này.

Thêm và Quản lý Thông tin Nhà Cung Cấp

Nếu bạn cần thêm nhà cung cấp mới, bạn có thể nhấp vào Tạo nhà cung cấp trong menu thả xuống nhà cung cấp trên giao diện đơn đặt hàng. Điền các thông tin liên quan trong cửa sổ bật lên và nhấp Hoàn tất. Nhà cung cấp mới thêm sẽ được liệt kê trong menu thả xuống.

Nếu bạn cần điều chỉnh thông tin nhà cung cấp, bạn có thể nhấp vào Chi tiết nhà cung cấp trên trang đơn đặt hàng, sau đó nhấp vào nút Chỉnh sửa nhà cung cấp để thực hiện các điều chỉnh. Điền thông tin đã sửa đổi và lưu lại.

Chỉnh sửa Đơn Đặt Hàng

Đơn đặt hàng có thể được quản lý khác nhau tùy theo trạng thái của chúng. Tham khảo bảng dưới đây để biết các quy tắc chỉnh sửa và xóa cho từng trạng thái.

Quản lý Đơn Đặt Hàng Bản Nháp

Khi đơn đặt hàng ở trạng thái Bản nháp, bạn có thể chỉnh sửa thông tin bất cứ lúc nào hoặc xóa khi không còn cần thiết.

• Để chỉnh sửa chi tiết đơn đặt hàng, nhấp vào đơn trong danh sách để vào trang chi tiết. Sau khi chỉnh sửa, nhấp Cập nhật để lưu thay đổi.

  

• Để xóa đơn đặt hàng, mở trang chi tiết đơn và nhấp Xóa ở cuối trang.

  

Quản lý Đơn Đặt Hàng Đã Đặt

Nếu đơn đặt hàng đã được đánh dấu là Đã đặt hàng, bạn vẫn có thể điều chỉnh, nhưng không thể xóa.

Để chỉnh sửa chi tiết đơn đặt hàng, nhấp vào nút Chỉnh sửa ở góc trên bên phải của trang chi tiết đơn đặt hàng. Thực hiện các thay đổi cần thiết, sau đó nhấp vào Cập nhật để lưu lại.

Quản lý Đơn Đặt Hàng Đã Nhận

Nếu một phần hoặc toàn bộ hàng tồn kho đã được Nhận, bạn vẫn có thể chỉnh sửa chi tiết đơn đặt hàng, nhưng không thể xóa đơn hàng.

Để chỉnh sửa chi tiết đơn đặt hàng, nhấp vào nút Chỉnh sửa ở góc trên bên phải của trang chi tiết đơn đặt hàng. Thực hiện các thay đổi cần thiết, sau đó nhấp vào Cập nhật để lưu lại.

Quản lý Đơn Đặt Hàng Đã Đóng

Đơn đặt hàng đã đóng không thể chỉnh sửa hoặc xóa trực tiếp. Để tiếp tục xử lý, bạn có thể nhấp vào Tùy chọn > Tái sử dụng đơn đặt hàng để mở lại đơn hàng.

Xuất Đơn Đặt Hàng Dưới Dạng PDF

Bạn có thể tải đơn đặt hàng dưới dạng tệp PDF để in hoặc giao cho nhà cung cấp của bạn.

Vui lòng làm theo các bước dưới đây để tiến hành:

1. Mở trang chi tiết đơn đặt hàng.

2. Nhấp vào Xuất PDF từ danh sách thả xuống Tùy chọn.

Nhận và Từ Chối Hàng Tồn Kho

Khi bạn nhận sản phẩm đã mua từ nhà cung cấp, bạn có thể ghi lại số lượng đã nhận trong SHOPLINE Admin. Số lượng nhận được sẽ tự động được cộng vào hàng tồn kho có sẵn của sản phẩm, và hàng tồn kho đang chờ sẽ giảm tương ứng.

Ví dụ, nếu bạn mua 10 đơn vị sản phẩm và đánh dấu 5 đơn vị đã nhận, 5 đơn vị này sẽ được cộng vào hàng tồn kho có sẵn, và hàng tồn kho đang chờ sẽ giảm xuống còn 5.

Nếu bạn nhận được sản phẩm bị hư hỏng, bạn có thể đánh dấu chúng là bị từ chối. Số lượng bị từ chối sẽ được trừ khỏi hàng tồn kho đang chờ nhưng sẽ không được cộng vào hàng tồn kho có sẵn.

Các bước để nhận hoặc từ chối hàng tồn kho:

1. Mở trang chi tiết đơn đặt hàng, nhấp vào Nhận hàng tồn kho

2. Nhập chi tiết và nhấp vào Cập nhật.

Hiểu về Chi phí Đơn Đặt Hàng

SHOPLINE tính toán các chi phí khác nhau của một đơn đặt hàng dựa trên thông tin bạn cung cấp cho từng sản phẩm, bao gồm chi phí, thuế suất và điều chỉnh chi phí.

Tổng cho mỗi sản phẩm đại diện cho số tiền bạn sẽ chi để mua sản phẩm đó. Nó được tính bằng Chi phí * (1 + Thuế suất) * Số lượng mua. Ví dụ, nếu bạn mua 10 đơn vị sản phẩm với giá 20 đô la mỗi đơn vị và thuế suất 30%, tổng sẽ là 20 * (1 + 30%) * 10 = 260 đô la.

Phí thuế đại diện cho tổng số tiền thuế bạn cần phải trả khi mua tất cả các sản phẩm, được tính bằng cách cộng tổng thuế của từng sản phẩm.

Tổng phụ đại diện cho tổng chi phí mua tất cả các sản phẩm, được tính bằng cách cộng tổng cho từng sản phẩm.

Điều chỉnh chi phí là danh sách chi tiết của bất kỳ khoản phí bổ sung nào bạn đã thêm vào.

Tổng cho toàn bộ đơn đặt hàng là tổng của tất cả các chi phí này, đại diện cho tổng số tiền bạn sẽ chi để hoàn thành đơn đặt hàng. Nó được tính bằng Tổng phụ + Điều chỉnh chi phí.

Ghi nhận Thông tin Đơn Đặt Hàng Tự Động

Khi bạn điền thông tin cho một đơn đặt hàng, SHOPLINE tự động ghi lại các thông tin liên quan về sản phẩm mua từ nhà cung cấp, bao gồm chi tiết sản phẩm, thông tin nhà cung cấp, mã SKU nhà cung cấp, chi phí, tỷ lệ, tiền tệ, v.v. Lần tiếp theo bạn mua cùng một sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp, SHOPLINE sẽ tự động thêm thông tin này cho bạn.