Cập Nhật Số Lượng Tồn Kho Sản Phẩm Hàng Loạt

Nếu cửa hàng của bạn quản lý số lượng lớn sản phẩm hoặc hoạt động tại nhiều địa điểm, việc cập nhật tồn kho thủ công có thể tốn nhiều thời gian. Để đơn giản hóa quy trình này, SHOPLINE cho phép bạn xuất và nhập dữ liệu tồn kho hàng loạt. Các tệp tồn kho được xuất dưới định dạng CSV, và bạn có thể nhập tệp CSV hoặc Excel (.xlsx). Điều này cho phép bạn cập nhật số lượng tồn kho cho các địa điểm cụ thể chỉ trong vài bước.

Hướng dẫn này giải thích cách xuất và nhập tệp tồn kho, hiểu từng trường trong mẫu và yêu cầu của chúng, khắc phục các lỗi nhập phổ biến, và xem các bản ghi điều chỉnh tồn kho cho sản phẩm và biến thể sản phẩm.

Cập nhật Tồn kho bằng cách Sử dụng Tệp Nhập và Xuất

Bạn có thể xuất một tệp CSV chứa số lượng tồn kho cho tất cả các địa điểm. Tệp xuất ra có thể được sử dụng làm mẫu để cập nhật tồn kho. Sau khi chỉnh sửa tệp, nhập lại vào SHOPLINE để đồng bộ số lượng tồn kho mới nhất cho từng địa điểm.

Xuất Tệp CSV Tồn kho

Để xuất tệp CSV tồn kho, làm theo các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, vào Sản phẩm > Tồn kho.
2. Chọn các biến thể bạn muốn xuất và nhấn Xuất ở phía trên.

• Để xuất tất cả các biến thể: nhấn Xuất mà không chọn gì.
• Để xuất các biến thể cụ thể: chọn chúng trước, sau đó nhấn Xuất.
• Để xuất các biến thể đã lọc: áp dụng bộ lọc trước, sau đó nhấn Xuất.

3. Trong cửa sổ bật lên:

• Chọn phạm vi xuất: Tất cả biến thể, Biến thể đã chọn, hoặc Tất cả kết quả.
• Chọn địa điểm để xuất tồn kho. Nếu bạn có nhiều địa điểm, bạn có thể xuất từ một hoặc tất cả các địa điểm.

4. Nhập địa chỉ email để nhận báo cáo và nhấn Xuất.

Nhập tệp Kho để Cập nhật Kho

Sau khi bạn đã xuất tệp CSV, hãy sử dụng nó làm mẫu để cập nhật mức tồn kho. Tệp dựa trên SKU, cho phép dễ dàng nhận diện sản phẩm và biến thể. Để cập nhật và nhập kho bằng tệp CSV:

1. Mở tệp đã xuất trong trình chỉnh sửa bảng tính.

   Lưu ý: Việc sử dụng Microsoft Excel có thể gây ra các vấn đề về mã hóa. Chúng tôi khuyến nghị sử dụng WPS. Để biết cách khắc phục sự cố mã hóa, vui lòng tham khảo Giải pháp cho các ký tự bị rối trong bảng xuất.

2. Cập nhật số lượng tồn kho:

   • Chỉnh sửa giá trị trong cột Tồn kho.
   • Bạn có thể nhập giá trị dương, âm hoặc bằng không.
   • Nếu địa điểm không lưu kho sản phẩm này hoặc bạn không muốn cập nhật tồn kho, hãy để trống ô hoặc nhập Không lưu kho để bỏ qua việc cập nhật tồn kho cho SKU đó tại địa điểm.
   • Nếu tệp CSV của bạn bao gồm các địa điểm bạn không muốn cập nhật, hãy xóa hoàn toàn các cột đó, bao gồm cả tiêu đề.

   Lưu ý:  Trong quá trình nhập, SHOPLINE chỉ đọc các giá trị trong cột Tồn kho. Nó không tính lại tổng tồn kho dựa trên các giá trị trong các cột Đang về, Không có sẵn, Đã đặt hoặc Có sẵn. Nếu bạn chỉ cập nhật các cột đó mà không cập nhật cột Tồn kho, tổng tồn kho cho địa điểm đó sẽ không thay đổi. Nếu bạn để trống cột Tồn kho hoặc nhập Không lưu kho, SHOPLINE sẽ bỏ qua việc cập nhật tồn kho cho SKU đó tại địa điểm. Điều này không làm ngắt kết nối SKU với địa điểm hoặc đặt lại tồn kho về 0. Nếu cửa hàng của bạn có các địa điểm thực hiện đơn hàng được chia sẻ kết nối qua ứng dụng thực hiện đơn hàng bên thứ ba (hiển thị với nhãn App trong quản trị SHOPLINE), các địa điểm đó sẽ xuất hiện trong tệp CSV xuất ra. Tuy nhiên, các dòng tồn kho cho các địa điểm do ứng dụng quản lý không thể được cập nhật bằng cách nhập lại tệp — các dòng đó sẽ bị bỏ qua trong quá trình nhập. Để cập nhật tồn kho tại các địa điểm này, hãy thực hiện thay đổi trực tiếp qua ứng dụng thực hiện đơn hàng.

3. Lưu tệp.

4. Quay lại trang Kho hàng, nhấp vào Nhập khẩu ở đầu trang, và tải lên hoặc kéo thả tệp kho hàng đã lưu của bạn. Cả tệp CSV và Excel (.xlsx) đều được hỗ trợ.

   

Hiểu về các trường trong tệp Tồn kho

Mỗi cột trong tệp tồn kho tương ứng với một trường trong module Tồn kho. Hoàn thành tệp theo mô tả các trường bên dưới để đảm bảo dữ liệu tồn kho của bạn được nhập chính xác.

Xem Lịch Sử Điều Chỉnh Tồn Kho

Nếu cửa hàng của bạn theo dõi tồn kho, bạn có thể xem lịch sử các điều chỉnh tồn kho cho các sản phẩm cụ thể. Đối với các sản phẩm có nhiều biến thể, bạn có thể xem lịch sử điều chỉnh của từng biến thể riêng biệt. Các bản ghi điều chỉnh giúp xác định sự chênh lệch và cung cấp khả năng truy xuất ai đã thực hiện thay đổi và khi nào.

Để xem lịch sử điều chỉnh tồn kho:

1. Từ bảng quản trị SHOPLINE của bạn, vào Sản phẩm và nhấp vào sản phẩm bạn muốn xem.

   

2. Cuộn xuống phần Tồn kho và nhấp vào Xem lịch sử.

   

3. Trên trang lịch sử điều chỉnh tồn kho:

• Xem lại các thay đổi đã được thực hiện theo thời gian.
• Sử dụng menu thả xuống ở góc trên bên phải để chuyển đổi giữa các địa điểm

Đối với các sản phẩm có biến thể: 

1. Nhấp vào một biến thể để mở trang chi tiết biến thể.
2. Trong phần Tồn kho, nhấp vào Xem lịch sử.

3. Để chuyển đổi biến thể, sử dụng bộ chọn bên trái và lặp lại các bước tương tự.