Giới thiệu về Ứng dụng Quản lý Thời gian Làm việc Nhân viên SHOPLINE POS

Ứng dụng SHOPLINE POS Quản lý điểm danh nhân viên theo dõi hiệu quả thời gian vào, ra và nghỉ của nhân viên trên thiết bị POS thông qua mã PIN. Điều này số hóa quy trình điểm danh, thay thế cho các đồng hồ điểm danh truyền thống và bảng chấm công giấy, giúp tối ưu hóa hoạt động hàng ngày của cửa hàng.

Hướng dẫn này sẽ giải thích cách thiết lập và sử dụng ứng dụng SHOPLINE POS Quản lý điểm danh nhân viên để theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Bạn sẽ học các bước cấu hình nhân viên ban đầu trong bảng điều khiển Quản trị, cách nhân viên thực hiện các hành động vào/ra hàng ngày trên POS, và cách các quản lý truy cập và xuất dữ liệu điểm danh quan trọng cho việc xử lý bảng lương.

Cách ứng dụng tối ưu hóa hoạt động của bạn

Ứng dụng này mang lại những lợi ích chính cho doanh nghiệp của bạn: nó đảm bảo tiền lương chính xác thông qua dữ liệu giờ làm việc tự động, giảm thiểu lỗi thủ công và tăng tốc độ chuẩn bị bảng lương của bạn. Hơn nữa, với các bản ghi vào giờ của nhân viên được tạo ra theo thời gian thực, nó cho phép quản lý thời gian tự động, đặc biệt nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của cửa hàng.

Các thao tác điểm danh đơn giản

• Điểm danh nhân viên: Nhân viên chỉ cần chọn tài khoản của họ và nhập mã PIN duy nhất trên thiết bị POS để nhanh chóng thực hiện các hành động "Vào" và "Ra". 
• Quản lý thời gian nghỉ: Hệ thống hỗ trợ nhân viên ghi lại thời gian "Bắt đầu nghỉ" và "Kết thúc nghỉ" trong ca làm việc của họ, đảm bảo rằng thời gian không làm việc được ghi lại chính xác.

Báo cáo dữ liệu rõ ràng

• Bản ghi theo thời gian thực: Hệ thống tự động ghi lại thời gian, ngày tháng và cửa hàng tương ứng cho mỗi sự kiện điểm danh.
• Báo cáo điểm danh: Các quản lý có thể xem báo cáo tóm tắt điểm danh hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng trong bảng điều khiển Quản trị SHOPLINE, bao gồm tổng số giờ làm việc.
• Hỗ trợ xuất dữ liệu: Dữ liệu điểm danh có thể được xuất dưới dạng tệp Excel, giúp dễ dàng tích hợp với các hệ thống bảng lương bên ngoài của bạn để xử lý thêm.

Sử dụng ứng dụng Quản lý điểm danh nhân viên

Bạn có thể kích hoạt và bắt đầu sử dụng các tính năng điểm danh nhân viên trong hai giai đoạn đơn giản.

I. Thêm nhân viên và thiết lập mã PIN POS

1. Đăng nhập vào SHOPLINE Admin, điều hướng đến POS, và nhấp vào Nhân viên
2. Nhấp vào Thêm nhân viên ở góc trên bên phải.
   
   
3. Hoàn thành tất cả thông tin nhân viên cần thiết một cách cẩn thận, đặc biệt là các trường chính sau:
   • Quyền truy cập POS: Thiết lập Cửa hàng và Vai trò tương ứng mà nhân viên có thể truy cập. Nếu họ cần quản lý nhiều cửa hàng, nhấp vào Thêm quyền truy cập để bao gồm thêm các cửa hàng khác.
   • Mã PIN POS: Thiết lập một mã PIN bốn chữ số duy nhất cho nhân viên. Mã PIN này sẽ được sử dụng làm thông tin xác thực để nhân viên đăng nhập vào ứng dụng POS và thực hiện các hành động điểm danh vào/ra.
4. Sau khi xác nhận thông tin là chính xác, nhấp vào Lưu ở góc trên bên phải.
   
   

II. Cài đặt ứng dụng Quản lý điểm danh nhân viên

1. Trong SHOPLINE Admin, đi đến Ứng dụng > Cửa hàng ứng dụng SHOPLINE, tìm kiếm và xác định ứng dụng Quản lý điểm danh nhân viên, và nhấp vào Cài đặt.
   
   
2. Sau khi cài đặt, nhấp vào ứng dụng Quản lý điểm danh nhân viên từ danh sách Ứng dụng để bắt đầu sử dụng.

Ghi lại điểm danh hàng ngày (Thao tác của nhân viên)

Để thực hiện các hành động điểm danh hàng ngày, nhân viên phải mở ứng dụng POS, mở rộng menu bên trái, đi đến Ứng dụng, và nhấn vào Quản lý điểm danh nhân viên. 

Họ có thể thực hiện các hành động sau trong ứng dụng:

• Chấm công: Trên màn hình ứng dụng, chọn tài khoản của họ (trạng thái nên là "Ngoài ca"). Nhập mã PIN của họ để ghi lại thời gian bắt đầu.
  
  
  
  
• Ghi lại thời gian nghỉ: Trên màn hình ứng dụng, chọn tài khoản của họ (trạng thái nên là "Đang làm việc"). Nhấn Ngừng làm việc, nhập mã PIN của họ để ghi lại thời gian bắt đầu nghỉ.
  
  
  
  
• Tiếp tục làm việc sau khi nghỉ: Trên màn hình ứng dụng, chọn tài khoản của họ (trạng thái nên là "Đang nghỉ"). Nhập mã PIN của họ để kết thúc thời gian nghỉ.
  
  
  
  
• Chấm công ra: Trên màn hình ứng dụng, chọn tài khoản của họ (trạng thái nên là "Đang làm việc"). Nhấn Kết thúc ca và nhập mã PIN cá nhân của họ để hoàn tất hành động chấm công ra.
  
  

Xem xét và Quản lý Dữ liệu Hàng ngày (Quản lý Hoạt động)

Đăng nhập vào SHOPLINE Admin và nhấp vào ứng dụng Quản lý Điểm danh Nhân viên từ danh sách Ứng dụng. Trong backend của ứng dụng, bạn có thể:

• Thêm Nhân viên Điểm danh: Ứng dụng tự động đồng bộ hóa nhân viên POS được cấu hình trong backend. Để thêm nhân viên cho việc theo dõi điểm danh một cách thủ công, nhấn Thêm nhân viên chấm công ở góc trên bên phải. Đảm bảo bạn điền đầy đủ các trường cần thiết: Thông tin nhân viên, cửa hàng liên kết và vai trò, và mã PIN POS duy nhất của họ.
  
  
• Xem, Lọc và Xuất Hồ sơ Điểm danh: Bạn có thể xem hồ sơ điểm danh của hôm nay bằng cách nhấn vào Xem hồ sơ chấm công. Bạn có thể lọc dữ liệu theo Tên Nhân viên, Cửa hàng hoặc Khoảng Thời gian để nhanh chóng tìm dữ liệu điểm danh cần thiết, và sau đó nhấn nút Xuất để tải xuống.
  
  

Bây giờ bạn có thể bắt đầu sử dụng ứng dụng Quản lý Điểm danh Nhân viên để làm cho việc quản lý nhân sự tại cửa hàng của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn!