Cài Đặt và Quản Lý Tính Năng Trả Hàng Tự Phục Vụ (Truy Cập Sớm)
Trả hàng tự phục vụ cho phép khách hàng gửi yêu cầu trả hàng từ danh sách đơn hàng hoặc trang chi tiết đơn hàng trong tài khoản khách hàng mới của họ. Sau khi bạn bật tính năng này, khách hàng có thể chọn các mặt hàng đã giao đủ điều kiện, nhập số lượng trả và lý do, rồi gửi yêu cầu mà không cần chờ đội ngũ hỗ trợ của bạn. Điều này giúp bạn thu thập thông tin trả hàng ở một nơi, giảm thiểu việc trao đổi qua lại và quản lý các yêu cầu trả hàng hiệu quả hơn.
Hướng dẫn này giải thích cách thiết lập quy tắc trả hàng, cấu hình thông báo trả hàng và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu trả hàng.
| Lưu ý: Tính năng Tự phục vụ trả hàng hiện chỉ có sẵn cho một số thương nhân được chọn. Để yêu cầu truy cập sớm, vui lòng liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ SHOPLINE. |
Thiết lập Tự phục vụ trả hàng cho Tài khoản Khách hàng
Trước khi khách hàng có thể gửi yêu cầu trả hàng qua tài khoản khách hàng của họ, bạn cần cấu hình cài đặt trả hàng của cửa hàng. Hãy làm theo các bước dưới đây để cấu hình quy tắc trả hàng, xem lại chính sách trả hàng và bật tính năng tự phục vụ trả hàng.
Yêu cầu để Thiết lập Tự phục vụ trả hàng
Trước khi bạn bật tính năng tự phục vụ trả hàng, hãy đảm bảo các yêu cầu sau được đáp ứng:
- Cửa hàng của bạn sử dụng Tài khoản khách hàng Mới. Khách hàng cần truy cập đơn hàng của họ qua tài khoản khách hàng mới để gửi yêu cầu trả hàng.
| Lưu ý: Bạn có thể vào Cài đặt > Tài khoản khách hàng để chọn phiên bản tài khoản khách hàng mà cửa hàng bạn đang sử dụng. Để tìm hiểu thêm, xem "Hiểu về Tài khoản Khách hàng Cổ điển và Mới." |
- Bạn đã cấu hình Quy tắc trả hàng. SHOPLINE sử dụng các quy tắc này để xác định xem khách hàng có thể gửi yêu cầu trả hàng hay không.
- Nhân viên cần xem xét yêu cầu trả hàng phải có quyền Xem xét trả hàng. Nhân viên không có quyền này sẽ không thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu trả hàng. Để thông báo cho nhân viên khi khách hàng gửi yêu cầu trả hàng, hãy thiết lập người nhận email cho nhân viên.
Cấu hình Quy tắc Trả hàng cho Tự phục vụ trả hàng
Quy tắc trả hàng xác định khi nào khách hàng có thể yêu cầu trả hàng và cách áp dụng phí trả hàng. Khi khách hàng gửi yêu cầu trả hàng, SHOPLINE sẽ kiểm tra quy tắc trả hàng của bạn để xác định xem mặt hàng có đủ điều kiện trả hay không.
Để cấu hình quy tắc trả hàng:
- Từ quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Cài đặt > Điều khoản và chính sách.
- Trong phần Quy tắc trả hàng, nhấp vào Chỉnh sửa quy tắc.
- Cấu hình Thời gian trả hàng. Bạn có thể chọn Không giới hạn thời gian, 15 ngày, 30 ngày, 90 ngày, hoặc Số ngày tùy chỉnh.
- Cấu hình Phí vận chuyển trả hàng. Bạn có thể chọn:
- Miễn phí vận chuyển: Khách hàng không cần trả phí vận chuyển khi trả hàng.
- Khách hàng trả phí vận chuyển: Khách hàng chịu trách nhiệm phí vận chuyển trả hàng.
- Phí cố định: Một khoản phí vận chuyển trả hàng cố định sẽ được trừ vào số tiền hoàn trả ước tính.
- Cấu hình Phí trả hàng. Để thu phí xử lý trả hàng, chọn Áp dụng phí trả hàng, sau đó nhập tỷ lệ phí.
- Cấu hình Sản phẩm không được trả. Bạn có thể chọn Tất cả sản phẩm được trả, Danh mục sản phẩm chỉ định, hoặc Sản phẩm chỉ định.
- Nhấp vào Cập nhật để lưu các thay đổi của bạn.
Chỉnh sửa Chính sách Trả hàng Bằng Văn bản của Bạn
Chính sách trả hàng bằng văn bản của bạn được hiển thị trong cửa hàng trực tuyến và giúp khách hàng hiểu các điều khoản trả hàng của bạn. Trước khi bật tính năng trả hàng tự phục vụ, hãy xem lại chính sách và đảm bảo nó giải thích rõ ràng về thời gian trả hàng, phí trả hàng và quy trình trả hàng. Mỗi khi bạn cập nhật Quy tắc trả hàng, hãy xem lại và cập nhật chính sách trả hàng bằng văn bản để chính sách mà khách hàng thấy luôn nhất quán với các quy tắc trả hàng thực tế của bạn.
Để chỉnh sửa chính sách trả hàng bằng văn bản của bạn:
- Từ quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Cài đặt > Điều khoản và chính sách.
- Tìm phần Chính sách trả hàng bằng văn bản.
- Nhập hoặc cập nhật chính sách trả hàng của bạn trong trình soạn thảo. Để sử dụng mẫu hệ thống, nhấp vào Thay thế bằng mẫu.
- Lưu các thay đổi của bạn.
| Lưu ý: Chính sách trả hàng bằng văn bản giải thích các điều khoản trả hàng của cửa hàng bạn cho khách hàng. Việc khách hàng có thể gửi yêu cầu trả hàng hay không vẫn được quyết định bởi Quy tắc trả hàng mà bạn đã cấu hình. |
Bật Tính năng Trả hàng Tự phục vụ trong Tài khoản Khách hàng
Sau khi bạn cấu hình các quy tắc trả hàng, bạn có thể bật tính năng trả hàng tự phục vụ từ cài đặt tài khoản khách hàng.
Để bật tính năng trả hàng tự phục vụ:
- Từ trang quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Cài đặt > Tài khoản khách hàng.
- Trong phần Liên kết đăng nhập, chọn Tài khoản khách hàng mới.
- Tìm Trả hàng tự phục vụ và nhấp vào Bật.
Sau khi bật trả hàng tự phục vụ, khách hàng đủ điều kiện có thể yêu cầu trả hàng từ danh sách đơn hàng hoặc trang chi tiết đơn hàng trong tài khoản khách hàng mới của họ. Khách hàng chỉ có thể yêu cầu trả hàng cho các mặt hàng đã được giao và đáp ứng các quy định trả hàng của bạn.
Quản lý Yêu cầu Trả hàng của Khách hàng
Sau khi bật trả hàng tự phục vụ, khách hàng có thể gửi yêu cầu trả hàng trực tiếp từ tài khoản khách hàng của họ. Bạn có thể xem xét từng yêu cầu, sau đó phê duyệt hoặc từ chối dựa trên chính sách trả hàng và quy định trả hàng của cửa hàng bạn.
Cách Khách hàng Gửi Yêu cầu Trả hàng
Sau khi bật trả hàng tự phục vụ, khách hàng có thể gửi yêu cầu trả hàng trực tiếp từ tài khoản khách hàng mới của họ. Bạn không cần phải tạo yêu cầu cho họ một cách thủ công.
Quy trình của khách hàng như sau:
- Khách hàng đăng nhập vào tài khoản khách hàng mới.
- Từ danh sách đơn hàng hoặc trang chi tiết đơn hàng, khách hàng nhấp vào Yêu cầu trả hàng.
- Khách hàng chọn các mặt hàng và số lượng muốn trả.
- Khách hàng chọn lý do trả hàng và thêm ghi chú nếu cần.
- Khách hàng gửi yêu cầu trả hàng.
- Khách hàng có thể xem trạng thái trả hàng từ trang đơn hàng.
Phê duyệt Yêu cầu Trả hàng của Khách hàng
Sau khi khách hàng gửi yêu cầu trả hàng, bạn có thể xem xét yêu cầu đó từ trang chi tiết đơn hàng. Yêu cầu bao gồm các mặt hàng trả, số lượng, lý do trả hàng, tóm tắt phí và số tiền hoàn trả ước tính.
Để phê duyệt yêu cầu trả hàng:
- Từ trang quản trị SHOPLINE của bạn, mở trang chi tiết đơn hàng tương ứng.
- Tìm phần Yêu cầu trả hàng.
- Nhấp vào Xem xét yêu cầu.
- Xem xét các mặt hàng trả, lý do trả hàng, phí vận chuyển trả hàng, phí xử lý và số tiền hoàn trả ước tính.
- Chọn một tùy chọn vận chuyển trả hàng, chẳng hạn như Tạo nhãn trả hàng trong SHOPLINE, Nhập thông tin trả hàng thủ công, hoặc Không cần vận chuyển.
- Để thông báo cho khách hàng, chọn Gửi thông báo cho khách hàng.
- Nhấp vào Phê duyệt trả hàng.
| Lưu ý: Việc phê duyệt yêu cầu trả hàng không đồng nghĩa với việc hoàn tiền. Hãy tiếp tục với các bước tiếp theo trong quy trình trả hàng của cửa hàng bạn. Để tìm hiểu thêm về cách xử lý hoàn tiền, xem "Tạo yêu cầu hoàn tiền." |
Từ chối yêu cầu trả hàng của khách
Nếu yêu cầu của khách không đáp ứng các quy định trả hàng của bạn, bạn có thể từ chối yêu cầu trả hàng và cung cấp lý do.
Để từ chối yêu cầu trả hàng:
- Từ trang xem xét trả hàng, nhấp vào Từ chối trả hàng.
- Trong mục Lý do từ chối, chọn một lý do, ví dụ như Hết hạn trả hàng, Bán cuối cùng, hoặc Khác.
- Nhập tin nhắn cho khách hàng nếu cần.
- Nhấp vào Từ chối trả hàng.
| Lưu ý: Sau khi yêu cầu trả hàng bị từ chối, khách hàng có thể gửi lại yêu cầu trả hàng khác. Để giảm thiểu việc liên lạc lặp lại, hãy giải thích rõ lý do trong tin nhắn của bạn. |
Quản lý thông báo trả hàng và quyền truy cập nhân viên
Trả hàng tự phục vụ dựa vào các thông báo qua email và quy trình xem xét của nhân viên để giữ cho khách hàng được cập nhật và đảm bảo các yêu cầu trả hàng được xử lý kịp thời. Phần này giải thích cách quản lý thông báo trả hàng và cấu hình quyền truy cập cho nhân viên.
Tùy chỉnh thông báo email yêu cầu trả hàng
SHOPLINE gửi các email liên quan đến trả hàng khi khách hàng gửi yêu cầu trả hàng, và khi bạn phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu đó.
Bạn có thể vào Cài đặt > Thông báo > Trả hàng để xem và tùy chỉnh các email gửi cho khách hàng về yêu cầu trả hàng.
| Người nhận | Thông báo | Khi nào gửi |
| Khách hàng | Xác nhận yêu cầu trả hàng trong Thông báo email khách hàng | Gửi cho khách hàng sau khi họ gửi yêu cầu trả hàng. |
| Khách hàng | Phê duyệt yêu cầu trả hàng trong Thông báo email khách hàng | Gửi cho khách hàng khi bạn phê duyệt yêu cầu trả hàng của họ. |
| Khách hàng | Từ chối yêu cầu trả hàng trong Thông báo email khách hàng | Gửi cho khách hàng khi bạn từ chối yêu cầu trả hàng của họ. |
| Nhân viên | Yêu cầu trả hàng trong Thông báo email người bán | Gửi cho các nhân viên được chọn khi khách hàng gửi yêu cầu trả hàng. |
Để tùy chỉnh email trả hàng cho khách:
- Từ trang quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Cài đặt > Thông báo.
- Tìm phần Trả hàng.
- Nhấp vào thông báo bạn muốn chỉnh sửa, sau đó cập nhật nội dung email theo nhu cầu.
- Nhấp Xuất bản để lưu các thay đổi của bạn.
Thiết Lập Người Nhận Email Nhân Viên cho Yêu Cầu Trả Hàng
Để thông báo cho nhân viên khi khách hàng gửi yêu cầu trả hàng, hãy thiết lập người nhận email nhân viên trong phần thông báo email của thương nhân.
Để thiết lập người nhận email nhân viên:
- Từ trang quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Cài đặt > Thông báo.
- Tìm phần Thông báo email thương nhân.
- Nhấp vào Cài đặt email nhân viên, sau đó thêm hoặc chỉnh sửa địa chỉ email nhân viên.
- Chọn Khách hàng yêu cầu trả hàng làm loại thông báo.
- Lưu các thay đổi của bạn.
Sau khi thiết lập hoàn tất, SHOPLINE sẽ gửi thông báo email thương nhân Yêu cầu trả hàng đến các thành viên nhân viên bạn đã chọn khi khách hàng gửi yêu cầu trả hàng.
Cấp Quyền Xem Xét Trả Hàng cho Nhân Viên
Nhân viên cần có quyền Xem xét trả hàng để phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu trả hàng của khách. Quyền này không được bật mặc định cho tất cả nhân viên, vì vậy quản trị viên cần cấp quyền này thủ công.
Để cấp quyền xem xét trả hàng:
- Từ trang quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Cài đặt > Nhân viên và quyền, sau đó mở tài khoản nhân viên bạn muốn cập nhật.
- Trong danh sách quyền, tìm Đơn hàng, sau đó chọn Phê duyệt trả hàng.
- Lưu các thay đổi của bạn.
Bài viết này được dịch bằng AI và có thể chứa những sai sót. Để có thông tin chính xác nhất, vui lòng tham khảo phiên bản tiếng Anh gốc.