Quản lý Kho Thông minh: Quản lý Chuyển Kho (Phiên bản Mới) (Trên Web)

Chuyển Kho (Mới) là phiên bản thiết kế lại của công cụ chuyển kho của SHOPLINE, được xây dựng để đơn giản hóa cách bạn di chuyển hàng tồn kho giữa các địa điểm. Với tính năng này, bạn có thể gửi và nhận đơn chuyển kho theo nhiều đợt, từ chối một phần các mặt hàng không đạt yêu cầu, và theo dõi tiến trình của mỗi lô hàng tại một nơi duy nhất.

Hướng dẫn này giải thích cách tạo đơn chuyển kho, gửi và nhận theo từng đợt, cũng như cách quản lý các biểu mẫu đã hoàn thành và bị hủy.

Điều kiện tiên quyết để Quản lý Chuyển Kho (Mới)

Trước khi bắt đầu:

• Cài đặt ứng dụng Quản lý tồn kho thông minh từ Cửa hàng Ứng dụng SHOPLINE.
• Đảm bảo cả hai địa điểm bạn muốn chuyển kho đã được thêm và kích hoạt trong Cài đặt > Địa điểm trong quản trị SHOPLINE của bạn — xem chi tiết tại "Quản lý Địa điểm".
• Đảm bảo cả hai địa điểm là cửa hàng đã kích hoạt gói POS Pro.

Tạo Biểu mẫu Chuyển Kho

Bạn có thể tạo đơn chuyển nhập để tăng tồn kho tại địa điểm của bạn, hoặc đơn chuyển xuất để giảm tồn kho. Cả hai loại đơn đều có quy trình tạo giống nhau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh.
2. Trong ứng dụng, đi tới Tồn kho > Chuyển kho (Mới).
3. Nhấp vào Tạo phiếu chuyển kho và chọn đơn nhập kho hoặc xuất kho dựa trên nhu cầu của bạn.

4. Điền thông tin cơ bản cho phiếu, bao gồm tên đơn nhập/xuất kho, địa điểm xuất kho, địa điểm nhập kho, ngày và giờ dự kiến giao hàng, liên hệ và ghi chú.

   Lưu ý: Sau khi gửi phiếu chuyển kho, bạn không thể chỉnh sửa thông tin cơ bản, vì vậy hãy điền cẩn thận.

5. Thêm sản phẩm vào phiếu bằng một trong các cách sau:
   • Nhập khẩu hàng loạt: Tải mẫu về, điền SKU, tên sản phẩm và số lượng chuyển, sau đó tải lên tệp và nhấp Xác nhận.
   • Chọn sản phẩm: Tìm kiếm hoặc lọc theo tên, SKU, thương hiệu, danh mục, thẻ hoặc nhà cung cấp, sau đó nhấp Chọn.
   • Thêm sản phẩm từ đề xuất: Chọn từ các sản phẩm có tồn kho âm, tồn kho dưới giá trị cảnh báo tối thiểu hoặc tồn kho dưới mức bán trung bình hàng ngày.
6. Điền Chi phí và Số lượng chuyển cho mỗi sản phẩm, sau đó nhấp Lưu và gửi.
7. Sau khi gửi, phiếu chuyển sẽ chuyển sang trạng thái Đang xử lý. Đơn nhập kho cần được nhân viên tại địa điểm xuất kho phê duyệt trước khi bắt đầu vận chuyển; đơn xuất kho sẵn sàng được vận chuyển ngay lập tức.

Nếu có email liên hệ được cung cấp trên phiếu, người liên hệ sẽ nhận được thông báo qua email khi phiếu chuyển kho được tạo.

Xử lý Đơn nhập kho

Trước khi đơn nhập kho có thể được vận chuyển, nhân viên tại địa điểm xuất kho cần xem xét và xác nhận các sản phẩm yêu cầu có thể gửi đi. Để xử lý đơn nhập kho:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh > Tồn kho > Chuyển kho (Mới) > Đang tiến hành.
2. Tìm đơn chuyển kho nhận vào và nhấp vào Xử lý. Sử dụng bộ lọc để tìm đơn hàng cụ thể nếu cần.
3. Xem lại các sản phẩm và số lượng được yêu cầu, sau đó quyết định có chấp thuận yêu cầu hay không.
   • Để chấp thuận: Nhấp vào Tạo đơn vận chuyển, sau đó nhập Số lượng vận chuyển hiện tại. Nếu bạn đang chuyển kho có số serial, nhấp vào +SN để cung cấp các số serial cần thiết — bạn có thể làm điều này thủ công hoặc nhập khẩu hàng loạt. Bạn có thể bắt đầu vận chuyển các sản phẩm được yêu cầu, có thể vận chuyển tất cả cùng một lúc hoặc qua nhiều đợt; xem phần tiếp theo để biết chi tiết. Nhấp lại vào Tạo đơn vận chuyển cho mỗi đợt bổ sung, và khi bạn hoàn tất việc vận chuyển, nhấp vào Đánh dấu đã vận chuyển.
   • Để từ chối: Nhấp vào Từ chối. Đơn hàng sẽ trở về trạng thái Chưa gửi để địa điểm yêu cầu có thể xem xét và gửi lại.

Nhân viên liên hệ đã gửi đơn chuyển kho nhận vào cũng sẽ nhận được email về trạng thái xử lý.

Vận chuyển đơn chuyển kho theo nhiều đợt

Nếu bạn không thể vận chuyển toàn bộ đơn chuyển kho cùng một lúc, ví dụ, nếu một phần hàng tồn kho của bạn tạm thời không có sẵn, bạn có thể vận chuyển theo nhiều đợt. Mỗi đợt vận chuyển bạn thực hiện sẽ tạo ra một bản ghi vận chuyển riêng, vì vậy cả hai địa điểm có thể theo dõi chính xác những gì đã được gửi và những gì còn đang chờ xử lý.

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh > Tồn kho > Chuyển kho (Mới) > Đang tiến hành, sau đó mở đơn chuyển kho bạn muốn vận chuyển.
2. Trên danh sách sản phẩm của đơn hàng, nhập số lượng bạn có thể vận chuyển trong lô hàng này, sau đó nhấp vào Tạo đơn vận chuyển. Điều này sẽ tạo một bản ghi vận chuyển mới cho số lượng bạn đã nhập. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem phần trên: “Xử lý đơn chuyển kho” > Bước 3 > Phê duyệt.
3. Mở tab Bản ghi vận chuyển trên trang chi tiết đơn hàng để xem lại những gì đã được vận chuyển cho đến nay. Mỗi bản ghi vận chuyển hiển thị số vận đơn, trạng thái (Chờ nhận, Nhận một phần hoặc Hoàn thành), số lượng đã vận chuyển, và người vận chuyển cùng thời gian vận chuyển.
4. Nhấp vào số vận đơn để xem chi tiết sản phẩm đầy đủ, bao gồm số lượng đã vận chuyển, đã nhận và bị từ chối cho từng mặt hàng. Đối với sản phẩm có số sê-ri (SN), số lượng sẽ xuất hiện dưới dạng liên kết mở danh sách chỉ đọc các số sê-ri có trong lô hàng đó.
5. Lặp lại quy trình này cho mỗi lô hàng bổ sung cho đến khi tất cả số lượng yêu cầu được vận chuyển đầy đủ. Khi tất cả các mặt hàng đã được vận chuyển đầy đủ, nhân viên tại địa điểm chuyển đi phải nhấp vào Đánh dấu đã vận chuyển.

Nhận và Từ chối Hàng vận chuyển

Khi mỗi lô hàng đến nơi, nhân viên tại địa điểm nhận có thể xác nhận việc nhận hàng, bằng cách chấp nhận các sản phẩm đáp ứng yêu cầu và từ chối những sản phẩm không đạt. Để nhận một lô hàng:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi tới Ứng dụng > Quản lý tồn kho thông minh > Tồn kho > Chuyển kho (Mới) > Đang tiến hành, sau đó tìm và mở đơn hàng.
2. Mở tab Bản ghi vận chuyển, tìm bản ghi vận chuyển bạn muốn nhận (trạng thái Chưa nhận), và nhấp vào Chi tiết để mở trang nhận hàng. Nếu đơn hàng có nhiều lô hàng, bạn có thể xử lý từng bản ghi khi nó đến.
3. Nhấp vào Đi đến nhận hàng. Đối với mỗi sản phẩm, xem lại số lượng đã vận chuyển, sau đó nhập số lượng bạn nhận và số lượng bạn từ chối, ví dụ, nếu một số mặt hàng bị hư hỏng khi đến.
   Lưu ý: Bạn không cần phải hoàn tất việc nhận hàng cho tất cả sản phẩm trong một bản ghi vận chuyển cùng lúc — bạn có thể xử lý theo từng giai đoạn.
4. Nhấp vào Xác nhận nhận hàng để lưu những gì bạn đã nhập cho đến nay.
5. Khi bạn đã sẵn sàng và không cần chờ các mặt hàng còn lại, nhấp vào Đánh dấu đã vận chuyển trên trang đơn hàng để thay đổi trạng thái đơn hàng thành Hoàn thành.

Quản lý Phiếu Chuyển Kho

Quản lý hiệu quả các phiếu chuyển kho là điều then chốt để duy trì hệ thống tồn kho được tổ chức tốt. Dù là xuất phiếu để lưu trữ hay hủy bản nháp, các bước này đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Hủy Phiếu Chuyển Kho

Nếu bạn không còn cần một phiếu nháp ở trạng thái "Chưa gửi", bạn có thể hủy nó để giữ danh sách chuyển kho gọn gàng:

1. Từ bảng quản trị SHOPLINE của bạn, vào Ứng dụng > Quản lý Tồn kho Thông minh.
2. Trong ứng dụng, vào Tồn kho > Chuyển kho (Mới) > Chưa gửi. Tìm phiếu và nhấn Hủy ở cột Thao tác, hoặc mở trang chi tiết phiếu và nhấn Hủy ở góc trên bên phải.

Sau khi phiếu bị hủy, trạng thái của nó sẽ chuyển thành Đã hủy.

Ghi chú Quan trọng khi Quản lý Chuyển Kho (Mới)

• Các đơn chuyển kho hiện có từ tính năng Chuyển Kho gốc không được tự động chuyển sang phiên bản mới này. Nếu bạn cần xem hoặc xử lý các đơn chuyển kho cũ, hãy tiếp tục thực hiện trong module Chuyển Kho gốc và đảm bảo tất cả đơn chưa hoàn thành ở đó được xử lý đầy đủ.
• Nếu một đơn chuyển kho bạn đang nhận có số lượng hàng ít hơn dự kiến sau khi tất cả các lô hàng được đối chiếu, hoặc nếu bạn từ chối một lô hàng trong quá trình nhận, bạn sẽ nhận được thông báo qua Trung tâm Tin nhắn. Vui lòng xác nhận nội dung thông báo cuối cùng và kênh gửi khi tính năng này sẵn sàng để thử nghiệm.

Câu hỏi Thường Gặp về Quản lý Chuyển Kho (Mới)

Câu 1: Điều gì sẽ xảy ra với các đơn chuyển kho của tôi từ tính năng Chuyển Kho gốc?

Trả lời 1: Các đơn chuyển kho hiện có không được tự động chuyển sang Chuyển Kho (Mới). Nếu bạn cần xem hoặc xử lý các đơn chuyển kho cũ, hãy tiếp tục thực hiện trong module Chuyển Kho gốc.

Câu 2: Điều gì xảy ra nếu tôi chỉ nhận được một phần lô hàng?

A2: Việc một đơn hàng được xem là Đang tiến hành hay Hoàn thành phụ thuộc vào việc bạn đã hoàn thành các hành động Đánh dấu đã gửi hàng và Đánh dấu đã hoàn thành hay chưa — không phụ thuộc vào số lượng đơn vị đã được gửi hoặc nhận. Vì vậy, nếu bạn chỉ nhận được một phần của lô hàng, đơn hàng sẽ vẫn ở trạng thái Đang tiến hành; bạn có thể xử lý việc nhận hàng nhiều lần theo nhu cầu, mà không cần lo lắng liệu mọi số lượng đã được đối chiếu đầy đủ hay chưa. Khi bạn sẵn sàng — ví dụ, nếu bạn không cần chờ các đơn vị còn lại — hãy nhấp vào Đánh dấu đã hoàn thành. Bất kỳ số lượng nào đã được gửi nhưng chưa từng được nhận sẽ được hoàn trả lại vào kho xuất chuyển dưới dạng chênh lệch.