Quản Lý Tồn Kho Thông Minh: Quản Lý Đơn Đặt Hàng Mua (Trên Web)

Quản lý mua hàng đề cập đến các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và giám sát mà doanh nghiệp thực hiện khi mua hàng hóa từ nhà cung cấp. Các hoạt động này bao gồm xác nhận nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, soạn thảo hợp đồng mua hàng, giám sát hiệu suất nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề cũng như rủi ro liên quan đến mua hàng. Mục tiêu là đảm bảo chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng của hàng hóa và dịch vụ mua vào đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp đồng thời giảm thiểu chi phí và rủi ro mua hàng.

Ứng dụng Quản lý tồn kho thông minh cho SHOPLINE POS được trang bị một module Quản lý mua hàng, tích hợp nhiều tính năng liên quan đến mua hàng, như tạo đơn mua hàng, gửi đơn mua hàng qua email, tạo đơn nhập kho và cung cấp các đề xuất mua hàng được khuyến nghị.

Vui lòng truy cập trước vào Cửa hàng Ứng dụng SHOPLINE để tìm và cài đặt ứng dụng Quản lý tồn kho thông minh. Các thao tác được đề cập trong bài viết này được thực hiện trong ứng dụng, không phải trong POS.

Tạo Đơn Mua Hàng

Bạn có thể tạo đơn mua hàng bằng hai cách sau đây.

Tạo Đơn Mua Hàng Trực Tiếp

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, vào Ứng dụng và tìm Quản lý tồn kho thông minh.
2. Trong phần Mua hàng, vào module Quản lý mua hàng, sau đó nhấp vào Tạo đơn mua hàng.
   
3. Điền các thông tin chi tiết cho đơn mua hàng. Nhà cung cấp, Vị trí kho hàng, Số đơn mua hàng và Ngày giao hàng là các thông tin bắt buộc.
   

4. Chọn và thêm sản phẩm vào đơn mua hàng theo một trong ba cách sau:

• Nhấn nút Nhập hàng loạt để tải xuống mẫu nhập hàng được cung cấp. Điền mã SKU, tên sản phẩm, số lượng mua và giá mua theo đơn vị vào mẫu theo hướng dẫn và tải lên hệ thống, sau đó nhấn Xác nhận.
  
• Nhấn Chọn sản phẩm để tìm kiếm sản phẩm theo tên sản phẩm, mã SKU sản phẩm hoặc thương hiệu sản phẩm, hoặc lọc sản phẩm theo danh mục, thẻ hoặc nhà cung cấp. Sau khi chọn sản phẩm, nhấn Chọn. Hệ thống sẽ hiển thị số lượng tồn kho hiện tại của từng sản phẩm tại vị trí đã được điền sẵn.
  
• Nhấn Thêm sản phẩm từ đề xuất và bạn sẽ thấy các đề xuất bổ sung hàng tồn kho mà hệ thống dự đoán và cung cấp. Tham khảo phần tiếp theo để biết chi tiết.
  

5. Điền thông tin mua hàng như số lượng và giá đơn vị, sau đó nhấn Lưu và gửi để hoàn tất việc tạo.
   
6. Bạn có thể tìm thấy đơn hàng trong tab Chờ nhập kho. Nếu đơn đặt hàng cần được xác nhận thêm, nhấn Lưu, và đơn đặt hàng sẽ ở trạng thái Chưa gửi.
   

Tạo Nhanh Đơn Đặt Hàng Cho Sản Phẩm Cần Bổ Sung

1. Nhấn Danh sách mua hàng trong Quản lý tồn kho thông minh.
   
2. Nhấn Tạo đơn đặt hàng, chọn các sản phẩm cần thêm vào đơn đặt hàng và chỉ định số lượng. Khi hoàn tất, nhấn Xác nhận để tạo đơn đặt hàng. Các sản phẩm và số lượng đã chọn sẽ được tự động điền vào đơn đặt hàng được tạo.
   
   

3. Sau khi đơn đặt hàng được tạo, bạn nên điền thông tin chi tiết. Nhà cung cấp, Vị trí kho hàng, Số đơn đặt hàng, và Ngày giao hàng là những thông tin bắt buộc. Sau đó nhấn Lưu hoặc Lưu và Gửi. Điền thông tin chi tiết cho đơn đặt hàng. Nhà cung cấp, Vị trí kho hàng, Số đơn đặt hàng, và Ngày giao hàng là những thông tin bắt buộc.

Đề xuất Đặt hàng Thông minh

Để giúp bạn duy trì mức tồn kho tối ưu và giảm lãng phí, bạn có thể thêm các sản phẩm được đề xuất dựa trên các điều kiện đã định trước. Chiến lược đặt hàng thông minh này sử dụng ba tùy chọn sau:

• Bổ sung tồn kho âm: Tự động đề xuất các sản phẩm có tồn kho âm.
• Tồn kho tối thiểu: Đề xuất các sản phẩm có tồn kho hiện tại thấp hơn mức Tồn kho tối thiểu được thiết lập trong Cảnh báo tồn kho. Hướng dẫn thiết lập tồn kho tối thiểu cho sản phẩm, xem "Thiết lập Cảnh báo Tồn kho Sản phẩm."  

• Doanh số trung bình hàng ngày: Đề xuất các sản phẩm có mức tồn kho thấp hơn doanh số trung bình hàng ngày của chúng. Để đảm bảo đề xuất chính xác, bạn cần thiết lập Số ngày bán hàng khả dụng cho công thức tính: (Khối lượng bán trung bình 15 ngày gần nhất × số ngày bán hàng khả dụng) + số lượng tồn kho tối thiểu – tồn kho bán hàng khả dụng. Thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong ứng dụng Quản lý Kho thông minh của bạn, vào Cài đặt.
  
   

  2. Trong phần Thiết lập Đề xuất Mua hàng, nhấn Cài đặt.
  

  3. Trong phần Bổ sung hàng tồn kho dựa trên doanh số trung bình hàng ngày, nhập Số ngày bán hàng khả dụng mong muốn và nhấn Cập nhật.
  

Bằng cách chọn các điều kiện phù hợp với nhu cầu của bạn, các sản phẩm tương ứng sẽ được đề xuất. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động gợi ý số lượng mua tối ưu dựa trên quy tắc bổ sung hàng tồn kho đã chọn.

Gửi Đơn Đặt Hàng Qua Email

Gửi Tự Động

Khi bạn tạo và gửi đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động gửi email đến địa chỉ email được chỉ định của nhà cung cấp. Nếu không có địa chỉ email được cung cấp, email sẽ không được gửi.

Gửi Thủ Công

Khi đơn đặt hàng bạn tạo chuyển sang các trạng thái Chờ nhập kho, Nhập kho một phần, Hoàn thành, hoặc Hủy, bạn có thể gửi email thủ công cho nhà cung cấp. Mặc định, địa chỉ email người nhận sẽ được tự động điền bằng email của nhà cung cấp được chọn trong đơn đặt hàng. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm địa chỉ email người nhận và chủ đề email theo nhu cầu.

Để gửi email đơn đặt hàng:

1. Vào Quản lý Kho Thông minh > Quản lý Đơn hàng.

2. Tìm và nhấp vào đơn đặt hàng bạn muốn gửi email, sau đó nhấp Gửi email ở góc trên bên phải.

3. Chỉnh sửa người nhận email nếu cần, và chủ đề email, sau đó nhấp Xác nhận để gửi email.

Nhập Hàng Mua

Khi hàng hóa mua về đến nơi, bạn cần thêm chúng vào kho và tăng tồn kho SKU dựa trên số lượng đã nhận.

1. Vào Quản lý Kho Thông minh > Quản lý Đơn hàng.
2. Tìm và nhấp vào đơn đặt hàng bạn cần thực hiện nhập kho, sau đó nhấp Nhập kho ở bên phải.
   
3. Điền số lượng thực tế nhận được vào trường Số lượng nhập kho, và nhấp Xác nhận nhập kho. Tồn kho SKU tương ứng sẽ được tăng lên theo số lượng nhập kho.
   

• Nếu số lượng nhập kho của bất kỳ SKU nào ít hơn số lượng đã mua, đơn đặt hàng sẽ chuyển sang trạng thái Nhập kho một phần. Khi số hàng còn lại đến, lặp lại bước 2 và 3, điền số lượng nhập kho còn lại và thực hiện nhập kho.
• Khi số lượng nhập kho bằng với số lượng đã mua, đơn đặt hàng sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành, cho thấy quá trình nhập kho cho đơn đặt hàng đã hoàn tất.

Trả Hàng Mua

Sau khi nhận được sản phẩm đã mua, bạn có thể phát hiện ra sản phẩm thừa hoặc bị lỗi cần trả lại nhà cung cấp. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tạo đơn trả hàng mua trực tuyến. Khi đơn trả hàng được xác nhận để xuất trả, số lượng tồn kho của các SKU tương ứng sẽ được trừ đi tương ứng.

1. Đi tới Quản lý tồn kho thông minh > Trả hàng mua, sau đó nhấp vào Tạo đơn trả hàng mua ở góc trên bên phải.
   
2. Điền chi tiết đơn trả hàng mua và chọn sản phẩm cần trả. Nhà cung cấp, Vị trí xuất kho, và Số đơn trả hàng là thông tin bắt buộc.
   
3. Chỉ định số lượng trả và nhấp vào Xác nhận xuất trả. Khi cửa sổ bật lên Xác nhận trả hàng mua xuất hiện, nhấp vào OK để xác nhận đơn trả hàng.