Tạo và Quản lý Hồ sơ Công ty B2B

Công ty là một doanh nghiệp mà bạn bán hàng thông qua hệ thống B2B của mình. Mỗi công ty có thể có nhiều địa điểm, mỗi địa điểm có các cài đặt riêng biệt cho khách hàng (thường là nhân viên bán hàng hoặc nhân viên của công ty), danh mục sản phẩm, và địa chỉ thanh toán/giao hàng. Khi khách hàng B2B đăng nhập, họ sẽ thấy giá cả và các chi tiết khác được tùy chỉnh theo địa điểm cụ thể của họ. Địa chỉ bạn thiết lập cho địa điểm cũng sẽ được áp dụng khi thanh toán.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn qua các bước tạo, chỉnh sửa và quản lý hồ sơ cho khách hàng B2B của bạn.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng công ty B2B

Trước khi thiết lập một công ty B2B, vui lòng lưu ý các điểm sau:

• Địa điểm: Mỗi công ty phải có ít nhất một địa điểm, nhưng có thể hỗ trợ nhiều địa điểm.
• Danh mục sản phẩm: Mỗi địa điểm chỉ có thể liên kết với một danh mục sản phẩm duy nhất. Danh mục này quyết định giá cả cho khách hàng tại địa điểm đó.
• Liên kết khách hàng: Một khách hàng (nhân viên bán hàng) chỉ có thể thuộc về một công ty, nhưng có thể được liên kết với nhiều địa điểm trong công ty đó.
• Yêu cầu email: Tất cả khách hàng B2B phải có địa chỉ email để đăng nhập. Khách hàng không có email sẽ không thể liên kết với công ty.

Tạo hồ sơ công ty

Để tạo hồ sơ công ty mới, bạn cần cung cấp tên công ty và địa chỉ. Các thông tin khác có thể được thêm vào sau.

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE Enterprise của bạn, đi tới Khách hàng > Công ty và nhấp vào Thêm công ty.
   
2. Nhập các thông tin bắt buộc: 

• Tên công ty: Nhập tên cho công ty. Tên này sẽ hiển thị với khách hàng trong tài khoản của họ và trong quá trình thanh toán.
• Liên hệ chính: Chọn một khách hàng hiện có làm liên hệ chính, hoặc tạo mới. Lưu ý rằng khách hàng không có địa chỉ email hoặc đã liên kết với công ty khác sẽ không thể chọn.
• Địa chỉ giao hàng: Nhập địa chỉ giao hàng và thanh toán chính xác và đầy đủ. Thông tin này rất quan trọng cho việc xử lý đơn hàng.
• Danh mục sản phẩm: Chọn một danh mục đang hoạt động để gán cho vị trí mặc định của công ty. Điều này sẽ quyết định giá cho khách hàng tại vị trí đó. Nếu không chọn danh mục, giá sản phẩm tiêu chuẩn sẽ được áp dụng.
• Điều khoản thanh toán: Thiết lập điều khoản thanh toán cho vị trí mặc định của công ty. Điều này xác định liệu khách hàng B2B có thể hoãn thanh toán trong quá trình thanh toán hay không.
• Cài đặt thanh toán: Quyết định có cho phép khách hàng B2B nhập địa chỉ giao hàng riêng trong quá trình thanh toán hay sử dụng địa chỉ mặc định của công ty.

3. Sau khi hoàn tất cấu hình, nhấn Thêm để lưu hồ sơ công ty mới.

Chỉnh sửa Thông tin Công ty

Bạn có thể sửa đổi thông tin công ty bất cứ lúc nào sau khi tạo.

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE Enterprise, vào Khách hàng > Công ty. Nhấn vào công ty bạn muốn cập nhật trong danh sách.
   
2. Trên trang chi tiết công ty, bạn có thể chỉnh sửa các mục sau:

• Tên công ty: Nhấn Chỉnh sửa bên cạnh tên công ty để thay đổi.
• Danh mục sản phẩm: Nếu công ty đã được gán danh mục, danh mục đó sẽ được liệt kê ở đây. Trong phần này, bạn có thể:
  
  • Xem Danh mục đã Gán: Nhấn vào tên danh mục để xem chi tiết và chỉnh sửa nếu cần.

  • Xóa Danh mục: Nhấn Chỉnh sửa, sau đó nhấn biểu tượng thùng rác bên cạnh danh mục để xóa.

    Lưu ý: Bạn không thể thay thế hoặc thêm danh mục trực tiếp trong phần này. Để quản lý danh mục, vui lòng vào cài đặt vị trí tương ứng.

• Khách hàng: 
  
  • Thêm khách hàng: Nhấp vào + Thêm khách hàng để thêm liên hệ mới.
  • Quản lý khách hàng hiện có: Nhấp vào Quản lý > biểu tượng ba chấm bên cạnh khách hàng mong muốn để:
    • Gửi email truy cập B2B: Gửi email kèm liên kết đến cửa hàng B2B cho khách hàng.
    • Hủy liên hệ chính/Đặt làm liên hệ chính: Hủy hoặc đặt khách hàng làm liên hệ chính cho công ty.
    • Quản lý địa điểm và quyền hạn: Gán khách hàng vào các địa điểm và vai trò cụ thể, như "Chỉ đặt hàng" hoặc "Quản trị viên địa điểm".
    • Xóa khỏi công ty: Xóa khách hàng. Khách hàng bị xóa sẽ mất quyền truy cập vào cửa hàng B2B và các đơn hàng, nhưng thông tin của họ sẽ được giữ lại.
• Hạn mức tín dụng: Nhấp vào Quản lý để thiết lập hạn mức tín dụng cho công ty. Khi đã thiết lập, khách hàng B2B có thể sử dụng tín dụng để đặt hàng và thanh toán sau.
• Điều khoản thanh toán: Nhấp vào Chỉnh sửa để thiết lập điều khoản thanh toán cho tất cả các địa điểm của công ty.
• Phương thức thanh toán: Nhấp vào Chỉnh sửa để thiết lập phương thức thanh toán cho tất cả các địa điểm của công ty.
• Cài đặt thanh toán: Nhấp vào Chỉnh sửa để quyết định xem khách hàng có thể nhập địa chỉ giao hàng của riêng họ khi thanh toán hay không.
• Thêm địa điểm: Nhấp vào Thêm địa điểm để tạo thêm các địa điểm cho công ty.
• Xóa công ty: Nhấp vào Xóa công ty để loại bỏ công ty. Công ty không thể bị xóa nếu có bất kỳ đơn hàng nào, bao gồm cả bản nháp. Việc xóa công ty cũng sẽ xóa các địa điểm của nó. Các liên hệ sẽ bị loại khỏi công ty nhưng vẫn còn trong danh sách khách hàng của bạn trừ khi bị xóa riêng biệt. 
  

Chỉnh sửa Thông tin Địa điểm của Công ty

Để chỉnh sửa thông tin cho một địa điểm cụ thể của công ty, truy cập trang chi tiết địa điểm.

1. Trên trang chi tiết công ty, nhấp vào vị trí mong muốn trong phần Vị trí.
   

2. Bạn có thể cập nhật các mục sau trong các phần tương ứng:

   • Tên vị trí: Nhấp Chỉnh sửa bên cạnh tên công ty để thay đổi tên vị trí. Mặc định, tên vị trí sẽ giống với tên công ty.

   • Địa chỉ: Nhấp Chỉnh sửa bên cạnh Địa chỉ người nhận và Địa chỉ thanh toán để cập nhật thông tin địa chỉ. Địa chỉ này sẽ được sử dụng làm địa chỉ giao hàng mặc định cho các đơn hàng tại vị trí này. Đảm bảo tất cả các trường địa chỉ chính xác để tránh lỗi xử lý.
     

   • Danh mục: Nhấp Chỉnh sửa để thêm, sửa đổi hoặc xóa các danh mục liên kết với vị trí này.

   • Cài đặt miễn thuế: Chỉnh sửa các khu vực miễn thuế và mã số thuế cho vị trí này. Các lô hàng đến các khu vực được chỉ định sẽ được miễn thuế.

   • Điều khoản thanh toán: Nhấp Chỉnh sửa để thiết lập hoặc sửa đổi điều khoản thanh toán cho vị trí này.

   • Phương thức thanh toán: Nhấp Chỉnh sửa để thiết lập hoặc sửa đổi phương thức thanh toán cho vị trí này.

   • Cài đặt thanh toán: Nhấp Chỉnh sửa để cấu hình xem khách hàng có thể nhập địa chỉ giao hàng của riêng họ khi thanh toán hay không.

   • Thêm hoặc chỉnh sửa khách hàng: 
     

• Thêm khách hàng: Nhấp Thêm khách hàng để thêm liên hệ mới vào vị trí.
• Quản lý khách hàng hiện có: Nhấp vào biểu tượng ba chấm trong cột Thao tác để gửi email truy cập cửa hàng B2B, quản lý quyền vị trí hoặc xóa khách hàng khỏi vị trí này.

Quản lý Khách hàng B2B của Bạn

Thêm Khách hàng vào công ty B2B

Bạn có thể thêm khách hàng (người bán hàng) vào một công ty B2B theo các cách sau:

• Trong quá trình Tạo Công ty: Thêm khách hàng làm liên hệ chính khi tạo công ty mới.
• Từ Hồ sơ Công ty hoặc Địa điểm: Thêm khách hàng trực tiếp từ hồ sơ công ty hoặc địa điểm.
• Từ Hồ sơ Khách hàng: Sử dụng nút + Thêm vào công ty trong phần Công ty trên hồ sơ khách hàng để thêm họ vào một công ty cụ thể.
  

Cài đặt Quyền hạn Địa điểm cho Khách hàng

Đối với khách hàng B2B, bạn có thể cài đặt quyền hạn cho họ là Chỉ đặt hàng hoặc Quản trị viên địa điểm.

• Chỉ đặt hàng: Khách hàng có quyền này có thể truy cập các địa điểm công ty liên kết và đặt hàng, nhưng không thể quản lý thông tin địa điểm.
• Quản trị viên địa điểm: Khách hàng có quyền này có thể đặt hàng và chỉnh sửa thông tin địa điểm trong trung tâm khách hàng của họ, bao gồm tên địa điểm, địa chỉ giao hàng và địa chỉ thanh toán.

Bạn có thể cài đặt quyền hạn địa điểm cho khách hàng ở các nơi sau:

• Trang chi tiết Công ty: Khi quản lý hoặc thêm khách hàng trên trang chi tiết công ty, nhấp vào Quản lý địa điểm và quyền hạn.
  
• Trang chi tiết Địa điểm: Khi quản lý hoặc thêm khách hàng trên trang chi tiết địa điểm, chọn Quản lý quyền hạn.
  
• Trang Chi tiết Khách hàng: Quản lý các địa điểm công ty cho một khách hàng cụ thể trên trang chi tiết khách hàng của họ.
  

Mời Khách hàng Truy cập Cửa hàng B2B

Từ cả hồ sơ công ty và địa điểm, bạn có thể gửi email truy cập B2B đến các khách hàng được chọn, cung cấp liên kết đến cửa hàng B2B của bạn. Khách hàng phải đăng nhập bằng địa chỉ email và mã xác minh một lần và có thể đặt hàng sử dụng danh mục được gán cho công ty.

Để tùy chỉnh mẫu email truy cập B2B, hãy vào Cài đặt > Thông báo, nhấp vào Email truy cập B2B, chỉnh sửa mẫu và nhấp vào Cập nhật.

Để lại Bình luận Nội bộ trên Hồ sơ Công ty và Địa điểm

Trang hồ sơ công ty và địa điểm bao gồm một phần Lịch sử tích hợp, nơi bạn có thể theo dõi các thay đổi và để lại bình luận nội bộ trực tiếp trên bản ghi. Sử dụng nó để đánh dấu các chi tiết quan trọng, phối hợp với đồng nghiệp hoặc theo dõi các quyết định mà không cần chuyển sang công cụ nhắn tin bên ngoài.

Đăng Bình luận

Để đăng một bình luận:

1. Đi tới Khách hàng > Các công ty và nhấp vào một công ty để mở trang chi tiết. Để quản lý bình luận cho một địa điểm cụ thể, trong phần Địa điểm của trang chi tiết công ty, chọn địa điểm liên quan để mở trang chi tiết của nó.
2. Cuộn xuống phần Lịch sử ở cuối trang.
3. Nhấp vào trường nhập bình luận và nhập tin nhắn của bạn.

4. Tùy chọn, nhấp vào @ để đề cập đến đồng nghiệp hoặc nhấp vào biểu tượng kẹp giấy để thêm tệp.

   

5. Nhấp vào Đăng.

Bình luận sẽ xuất hiện trong dòng thời gian của trang cùng với các nhật ký hoạt động hệ thống.

Chỉnh sửa và Xóa Bình luận

Bạn có thể quản lý các bình luận của mình trực tiếp từ phần Lịch sử:

• Chỉnh sửa: Nhấp vào biểu tượng ... trên bình luận của bạn và chọn Chỉnh sửa bình luận để sửa đổi nó. 

  Ghi chú: Bình luận chỉ có thể được chỉnh sửa trong vòng 5 phút kể từ khi đăng. Sau 5 phút, tùy chọn Chỉnh sửa bình luận sẽ bị loại bỏ, và chỉ còn Xóa có sẵn trong biểu tượng .... Khi chỉnh sửa bình luận, bạn chỉ có thể sửa đổi văn bản bình luận và xóa các @đề cập và tệp đính kèm hiện có. Việc thêm @đề cập mới hoặc tải lên tệp đính kèm mới không được hỗ trợ.

• Xóa: Nhấp vào biểu tượng ... trên bình luận của bạn và chọn Xóa để loại bỏ nó bất cứ lúc nào. Một cửa sổ xác nhận sẽ xuất hiện—nhấp lại Xóa để xác nhận và xóa bình luận.