Quản Lý Tồn Kho Thông Minh: Sử Dụng Tính Năng Đếm Tồn Kho (Ứng Dụng POS)

Để đơn giản hóa việc quản lý tồn kho của cửa hàng, chúng tôi đã tích hợp tính năng Kiểm kê tồn kho từ ứng dụng Quản lý tồn kho thông minh vào hệ thống SHOPLINE POS. Điều này cho phép bạn dễ dàng thực hiện kiểm kê tồn kho vật lý trực tiếp từ thiết bị POS của mình, nâng cao độ chính xác tồn kho và giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh về mức tồn kho.

Tạo phiếu kiểm kê tồn kho

Để tạo phiếu kiểm kê tồn kho bằng hệ thống SHOPLINE POS của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Trên trang chủ ứng dụng POS của bạn, chạm vào biểu tượng ba gạch ở góc trên bên trái.
   
2. Đi tới Ứng dụng và chạm vào Kiểm kê tồn kho.
   
3. Chạm vào Tạo phiếu kiểm kê ở góc trên bên phải. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể tạo phiếu kiểm kê cho vị trí hiện tại.
   
4. Điền thông tin cần thiết:
   

•  
  • Thông tin cơ bản: Nhập một ID biểu mẫu duy nhất và cung cấp tên nhiệm vụ mô tả.
  • Thời gian bắt đầu đếm: Nhấn để chọn ngày bắt đầu mong muốn.
  • Phạm vi: Nhấn để chọn phạm vi sản phẩm cho việc đếm. Bạn có ba lựa chọn:
    • Tất cả sản phẩm: Bao gồm tất cả các sản phẩm trong cửa hàng của bạn.
      
    • Theo danh mục: Chọn các bộ sưu tập sản phẩm cụ thể.
      
    • Theo sản phẩm: Chọn từng sản phẩm riêng lẻ.
      
  • Loại trừ sản phẩm: Đánh dấu Hàng tồn kho âm để loại trừ các sản phẩm có mức tồn kho âm.
     

5. Nhấn Bắt đầu đếm để khởi động nhiệm vụ đếm ngay lập tức hoặc Lưu & thoát để lưu thông tin và đếm sau.
   

Thực hiện Đếm Tồn Kho

Bất kỳ biểu mẫu đếm nào đã được tạo nhưng chưa hoàn thành sẽ được liệt kê dưới tab Đang tiến hành. Bạn có thể bắt đầu đếm tồn kho bất cứ lúc nào:

1. Trên trang chủ ứng dụng POS của bạn, vào tab Đang tiến hành, tìm biểu mẫu bạn muốn bắt đầu hoặc tiếp tục đếm, và nhấn Đếm.
   
2. Bắt đầu đếm bằng cách nhập số lượng thực tế vào cột Đã đếm. Bạn có thể tìm kiếm theo tên sản phẩm, mã SKU hoặc mã vạch. Nếu bạn có máy quét mã vạch, bạn cũng có thể sử dụng nó để quét sản phẩm nhằm tự động điền thông tin.
   

Trong quá trình đếm, vui lòng lưu ý các điểm sau:

•  

  • Đối với sản phẩm đã đếm: Một dấu hiệu sẽ xuất hiện để ngăn chặn việc đếm trùng lặp và đảm bảo độ chính xác. Ngoài ra, các sản phẩm đã đếm sẽ được chuyển sang tab Đã đếm để dễ dàng tham khảo.

    Quan trọng: Mặc dù số lượng có thể được điều chỉnh, các sản phẩm đã đếm không thể được chuyển lại trạng thái chưa đếm. Hãy cẩn thận khi tiến hành đếm.

    

  • Đối với sản phẩm chưa đếm. Các sản phẩm chưa đếm sẽ được liệt kê dưới tab Chưa đếm. Bạn có thể lưu biểu mẫu và quay lại hoàn thành sau.
    

3. Việc đếm tồn kho có thể là một công việc tốn thời gian. Khi bạn đã bắt đầu, bạn có thể hoàn thành tất cả cùng một lúc hoặc lưu biểu mẫu và quay lại hoàn thành sau. Sử dụng các tùy chọn này khi cần thiết:

•  
  • Hoàn thành: Nhấn nút này nếu bạn đã đếm xong tất cả các sản phẩm. Điều này sẽ thay đổi trạng thái của biểu mẫu tồn kho thành Đã hoàn thành, và mức tồn kho sẽ được cập nhật theo số lượng đã đếm.
  • Lưu & thoát: Nhấn nút này nếu bạn đã hoàn thành một phần việc đếm và dự định hoàn thành sau. Biểu mẫu sẽ vẫn nằm trong tab Đang tiến hành, cho phép bạn tiếp tục quá trình đếm khi cần.

Xem Chi Tiết Đếm Tồn Kho

Sau khi hoàn thành việc đếm tồn kho, bạn có thể xem lại biểu mẫu bằng cách làm theo các bước sau:

1. Trên trang chủ của ứng dụng, vào tab Đã hoàn thành, tìm biểu mẫu bạn muốn xem lại, và nhấn Xem.
   
2. Xem lại số lượng và giá trị chênh lệch tồn kho để hiểu về lợi ích và tổn thất tồn kho. Trang này phân loại kết quả đếm thành bốn tab:

•  
  • Lợi nhuận tồn kho: Số lượng đếm > Số lượng tồn kho ban đầu
  • Thiệt hại tồn kho: Số lượng đếm < Số lượng tồn kho ban đầu
  • Tồn kho cân bằng: Số lượng đếm = Số lượng tồn kho ban đầu 
  • Chưa đếm: Sản phẩm trong phiếu đếm đã hoàn thành nhưng chưa nhập số lượng

3. Ở cuối trang, bạn cũng có thể xem tổng hợp phụ của phiếu đếm.
   
4. Chạm vào Đếm lại nếu bạn muốn thực hiện đếm mới cho phiếu này.
   

Hủy Phiếu Đếm

Nếu một phiếu không còn phù hợp để đếm tồn kho, hãy hủy nó để tránh ảnh hưởng đến các phiếu đếm khác đang tiến hành. Thực hiện theo các bước sau: 

1. Trên trang chủ của ứng dụng, vào tab Đang tiến hành, tìm phiếu bạn muốn hủy và chạm Hủy.
   
2. Trong cửa sổ cảnh báo bật lên, chạm Xác nhận để tiếp tục hủy.
   
3. Phiếu đã hủy có thể tìm thấy trong tab Đã hủy.