Các bước để xử lý đơn hàng một cách hiệu quả

Sau khi khách hàng đặt hàng qua bất kỳ kênh bán hàng nào mà bạn cung cấp, đơn hàng sẽ được liệt kê trong phần Đơn hàng của bảng điều khiển SHOPLINE của bạn. Bước tiếp theo là bạn bắt đầu xử lý thanh toán và thực hiện đơn hàng.

Khi Nhận Đơn Hàng

Khi một đơn hàng được đặt, bạn sẽ:

• Gửi email thông báo cho khách hàng.
• Nhận email xác nhận cho đơn hàng mới tại địa chỉ email mặc định của bạn.
• Tìm thấy đơn hàng mới này được liệt kê trong phần Đơn hàng của bảng điều khiển của bạn.
• Bắt đầu xử lý đơn hàng.

Xử Lý Thanh Toán

Khi bạn đã xác nhận việc đặt hàng, việc quan trọng là phải xử lý thanh toán càng sớm càng tốt. Theo mặc định, các khoản thanh toán được thực hiện bằng SHOPLINE Payments hoặc bất kỳ phương thức thanh toán bổ sung nào khác sẽ được tự động xử lý. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn xử lý thanh toán thủ công và/hoặc cung cấp tùy chọn thanh toán hoãn lại.

Xử Lý Thanh Toán Thủ Công

Nếu cửa hàng của bạn được cấu hình để xử lý thanh toán thủ công, bạn sẽ tìm thấy các đơn hàng đang chờ xử lý thanh toán trong trạng thái Đã Ủy Quyền. Để xử lý thanh toán thủ công, hãy làm theo các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển SHOPLINE của bạn, vào Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng cụ thể mà bạn muốn xử lý thanh toán.
3. Tìm phần Đã Ủy Quyền, sau đó nhấp vào Xử lý thanh toán.
   
   
4. Nếu phương thức thanh toán của bạn hỗ trợ xử lý thanh toán một phần, bạn có tùy chọn điều chỉnh số tiền thanh toán trong ô văn bản. Nhấp vào Hoàn tất để hoàn tất việc xử lý thanh toán.
   
   

Cập Nhật Trạng Thái Thanh Toán

Nếu bạn chấp nhận thanh toán hoãn lại và có các đơn hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần, bạn có thể thay đổi trạng thái thanh toán sau khi nhận được thanh toán đầy đủ. Thực hiện theo các bước sau để làm điều đó:

1. Từ bảng điều khiển SHOPLINE của bạn, vào Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng cụ thể mà bạn muốn thay đổi trạng thái thanh toán.
3. Trong phần Thanh toán, nhấp vào Đánh dấu là Đã Thanh Toán.
   
4. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Nhấp vào OK để hoàn tất việc cập nhật trạng thái.
   

Cập Nhật Trạng Thái Thanh Toán Đồng Loạt

Ngoài việc cập nhật trạng thái thanh toán cho một đơn hàng duy nhất, bạn cũng có thể cập nhật trạng thái cho một loạt đơn hàng cùng một lúc.

1. Từ bảng điều khiển SHOPLINE của bạn, vào Đơn hàng.
2. Trên trang Danh sách Đơn hàng, chọn các đơn hàng mà bạn muốn thay đổi trạng thái thanh toán.
3. Nhấp vào nút Đánh dấu đơn hàng là đã thanh toán.
   
4. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Kiểm tra tùy chọn Gửi thông báo qua email cho khách hàng nếu cần. Sau đó, nhấp vào Hoàn tất để hoàn tất việc cập nhật.
   

Thực Hiện Đơn Hàng

Khi thanh toán cho một đơn hàng đã được xử lý, bạn có thể tiến hành thực hiện đơn hàng. Quy trình thực hiện thường bao gồm các nhiệm vụ như chọn và đóng gói hàng hóa, kiểm tra chất lượng, dán nhãn gói hàng, cung cấp thông tin theo dõi và đảm bảo vận chuyển suôn sẻ. Dưới đây là một số hành động phổ biến mà bạn có thể thực hiện sau khi vận chuyển các đơn hàng.

Cập Nhật Trạng Thái Vận Chuyển

Khi một người mua đặt hàng và bạn đã gửi gói hàng, việc quan trọng là nhanh chóng cập nhật trạng thái đơn hàng và thông tin vận chuyển.

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng mà bạn muốn thay đổi trạng thái vận chuyển.
3. Trong phần Vận chuyển, nhấp vào Đánh dấu là đã gửi.
   
4. Nhập số theo dõi và nhà cung cấp dịch vụ logistics. Kiểm tra Thông báo cho khách hàng nếu cần. Sau đó, nhấp vào Đánh dấu là đã gửi.
   

Cập nhật trạng thái vận chuyển hàng loạt

Nếu bạn đã xử lý các lô hàng cho một loạt đơn hàng và muốn cập nhật trạng thái vận chuyển của chúng cùng một lúc, hãy làm theo các bước sau: 

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Đơn hàng.
2. Trên trang Danh sách đơn hàng, chọn các đơn hàng mà bạn muốn thay đổi trạng thái vận chuyển. 
3. Nhấp vào nút Gửi hàng hóa hàng loạt.
   
   
4. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Kiểm tra Gửi thông báo qua email cho khách hàng nếu cần. Sau đó, nhấp vào Hoàn tất để hoàn tất việc cập nhật.
   

Thêm thông tin theo dõi

Khi một đơn hàng đã được gửi, bạn có thể gán một số theo dõi cho nó, cho phép khách hàng của bạn nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực về các giao dịch của họ trên trang web của nhà vận chuyển.

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng mà bạn muốn thêm thông tin theo dõi.
3. Trong phần Vận chuyển, nhấp vào Thêm thông tin theo dõi.
   
4. Nhập số theo dõi và chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics. Kiểm tra Thông báo cho khách hàng nếu cần. Sau đó, nhấp vào Cập nhật.
   

Thêm thông tin theo dõi hàng loạt

Bạn có thể gán hiệu quả số theo dõi cho nhiều đơn hàng và cập nhật thông tin liên quan, bao gồm số theo dõi cho các gói hàng đã gửi, bằng cách sử dụng tệp .xlsx, .xls hoặc CSV.

1. Trên trang Danh sách đơn hàng, nhấp vào Cập nhật số theo dõi ở góc trên bên phải.
2. Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện, cho phép bạn xuất danh sách đơn hàng và tải lên tệp để sửa đổi số theo dõi logistics. Nhấp vào Xuất đơn hàng đã gửi để tải xuống danh sách đơn hàng.
   
3. Trong cửa sổ Xuất đơn hàng đã gửi tiếp theo, chỉ định phạm vi xuất và nhấp vào Xuất để bắt đầu tải xuống.
   
4. Sau khi cập nhật số theo dõi cho các đơn hàng bằng tệp, quay lại bảng điều khiển và nhấp vào Cập nhật số theo dõi một lần nữa. Tải lên tệp, sau đó nhấp vào Nhập để hoàn tất việc cập nhật.
   

Hủy vận chuyển

Nếu bạn cần hủy vận chuyển cho một đơn hàng đã được gửi, hãy làm theo các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng cụ thể mà bạn muốn hủy vận chuyển.
3. Trong phần Vận chuyển, nhấp vào biểu tượng Thêm tùy chọn (...) và chọn Hủy vận chuyển.
   
   
4. Xem xét các cảnh báo hiển thị trong cửa sổ pop-up, và nhấp vào Xác nhận nếu bạn quyết định tiếp tục với việc hủy bỏ.
   

Lưu trữ đơn hàng 

Theo mặc định, các đơn hàng đã được thanh toán và gửi sẽ tự động được lưu trữ và ẩn khỏi danh sách đơn hàng. Nếu bạn cần lưu trữ một đơn hàng một cách thủ công, vui lòng tham khảo Lưu trữ đơn hàng để biết thêm thông tin.