智能库存管理-采购管理

采购管理是指企业在从供应商购买商品时进行的规划、执行和监测行为。这些行为包括确定采购需求、选择合适的供应商、制定采购合同、监测供应商绩效以及解决采购相关问题和风险。为确保采购商品和服务的质量、价格和交付时间满足企业需求，同时最大限度地降低采购成本和风险。

SHOPLINE POS 的智能库存管理应用程序配备了采购管理模块，该模块包含多种采购相关功能，例如创建采购订单、通过电子邮件发送采购订单、创建入站订单、提供推荐的购买建议等。

创建采购订单

有两种方法可以创建采购订单：

直接创建采购单

1. 在 SHOPLINE admin 中，进入【智能库存管理】>【采购】>【采购管理】，右上角点击【新建采购单】。
2. 创建采购订单后，请填写采购单详细信息。供应商、入库地点、采购单号和交货日期为必填项。

   备注：供应商需要前往【智能库存管理】>【供应商管理】模块来创建和维护。详情参考智能库存管理-供应商管理。

   

3. 选择您想要创建采购订单的商品。有三种方法可以将商品添加到采购订单中：
   
   • 批量导入：下载提供的导入模板，按模版要求填写 SKU 商品名称、采购数量和采购单价等，然后上传到系统，点击【确定】。
     
   • 单独选择商品：您可以按名称、SKU 或品牌搜索商品，或按类别、标签和供应商筛选商品，选择商品后，点击【选择】。系统将显示每个商品在预先填充的地点的当前库存数量。
     
   • 从推荐中添加产品：具体介绍可参考下文的推荐的采购建议。
4. 填写采购数量、采购单价等采购信息， 点击【保存并提交】采购单完成创建，您可以在【待入库】中找到。 若您的采购单还需确认，您可以点击【保存】，采购单进入【待提交】状态。

在待补货的商品中选择商品快速建立采购单

1. 在【智能库存管理】 中，点击上方【采购清单】。
2. 点击【生成采购单】，选择需要加入采购单的商品及数量，点击【确认生成采购单】。
   
   这样，生成的采购单将自动填充列表中选择的商品及数量。

   备注：需要提前在【库存预警】中把需要补货的商品添加到采购清单中。详情请参考智能库存管理-库存预警设置。

3. 生成采购单后，请填写采购单详细信息，供应商、入库地点、采购单号和交货日期为必填项。然后点击【保存】或【保存并提交】。
   

   备注：供应商需要前往【智能库存管理】 >【供应商管理】模块来创建和维护。详情参考智能库存管理-供应商管理。

   

推荐的采购建议

为帮助您保持最佳库存水平并减少浪费，您可以根据预设条件添加采购的推荐产品。通过选择适合您的条件，系统将推荐相应的产品。此外，系统将根据选定的补货规则自动建议最佳采购数量。此智能补货策略提供以下三种选项：

• 【负库存补齐】：系统自动推荐负库存的产品。
• 【库存下限】：系统推荐当前库存低于【库存预警】中设定了【库存下限】的产品。有关为产品设置库存下限的说明，请参阅【设置商品库存预警】。
• 【日均销量】：推荐库存低于其日均销量的产品。为确保推荐准确，您需要为计算公式 (近期15日均销量x可售天数+库存下限-可售库存) 设置【可售天数】。请按以下步骤操作：
  
  1. 在您的【智能库存管理】应用中，前往【设置】。
  
  2. 在【设置采购建议】部分中，点击【设置】。
  
  3. 在【按日均销量补货】模块中，输入【可售天数】，并点击【更新】。
  

发送采购订单电子邮件

自动发送

当您创建采购单并提交，系统将自动向此采购单中的供应商预留的邮箱中发送电子邮件。若未填写邮箱，则不发送。

手动发送

当您创建的采购单进入【待入库】、【部分入库】、【已完成】、【已作废】状态，您可以手动发送电子邮件通知供应商。收件人电子邮件地址默认填写采购订单中选择的供应商的邮箱，您也可以根据需要修改或添加收件邮箱和电子邮件主题。

发送采购订单电子邮件：

1. 进入【智能库存管理】>【采购管理】。
   
2. 找到并单击您要发送采购单邮件的采购单，右上角点击【发送电子邮件】。
3. 编辑电子邮件收件人及主题，点击【确认】发送邮件。
   

采购入库

当采购的商品到货，此时您需要将到货商品加入仓库，并根据到货的数量增加 SKU 库存。

1. 进入【智能库存管理】>【采购管理】。
   
2. 找到并单击您需要入库的采购订单，右侧点击【入库】。
3. 根据实际到货数量，填写入库数量，并点击【确认入库】，此时对应 SKU 库存按照入库数量增加。
   
   • 当采购单中有任一 SKU 入库数量小于采购数量时，入库后采购单进入【部分入库】。当剩余商品到货后，您可以找到该笔采购单重复2、3步骤，填写剩余入库数量并入库。
   • 当入库数量=采购数量时，采购单进入【已完成】，采购单入库完成。

采购退货

当您采购的商品到货后，可能会出现商品盈余或商品瑕疵，需要退回供应商。这时您可以发起采购退货单来实现线上流程。当退货单确认退货出库后，SKU 的库存数量将被同步扣减。

1. 进入【智能库存管理】>【采购退货】，右上角点击【新建采购退货】。
2. 填写采购退货详细信息并选择退货商品。供应商、出库地点、采购单号为必填项。
3. 填写退货数量，点击【确认退货出库】。
   

   备注：退货数量不得低于 SKU 现有库存数量。

   

使用 SHOPLINE POS App 管理采购

为了简化您的现场采购流程，您可以通过 SHOPLINE POS App 在手机或平板上快速创建采购订单并处理入库任务。这种便捷的方式让您可以直接从 POS 设备轻松启动并完成简单的采购流程。有关详细操作步骤，请参阅以下指南：

• 手机端：於手机应用管理采购入库
• 平板端：使用 SHOPLINE POS 应用进行采购管理