Quản lý Mua sắm trong Bảng điều khiển SHOPLINE

Quản lý mua sắm đề cập đến việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện khi mua hàng hóa từ nhà cung cấp. Những hoạt động này bao gồm xác nhận nhu cầu mua sắm, chọn nhà cung cấp phù hợp, lập hợp đồng mua sắm, giám sát hiệu suất của nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề và rủi ro liên quan đến mua sắm. Mục tiêu là đảm bảo rằng chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng của hàng hóa và dịch vụ mua sắm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu chi phí và rủi ro mua sắm.

Ứng dụng Quản lý hàng tồn kho thông minh cho SHOPLINE POS được trang bị một mô-đun Quản lý mua sắm, bao gồm nhiều tính năng liên quan đến mua sắm, chẳng hạn như tạo đơn đặt hàng mua, gửi đơn đặt hàng mua qua email, tạo đơn hàng nhập và cung cấp các gợi ý mua sắm được đề xuất.

Vui lòng truy cập cửa hàng ứng dụng SHOPLINE để tìm và cài đặt ứng dụng Quản lý hàng tồn kho thông minh. Các thao tác được đề cập trong bài viết này được thực hiện trong ứng dụng, không phải trong POS.

Tạo Đơn Đặt Hàng Mua

Bạn có thể tạo đơn đặt hàng mua bằng cách sử dụng hai phương pháp sau.

Tạo Đơn Đặt Hàng Mua Trực Tiếp

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Ứng dụng và tìm Quản lý hàng tồn kho thông minh.
2. Trong phần Mua sắm, đi đến mô-đun Quản lý mua sắm, sau đó nhấp vào Tạo đơn đặt hàng mua.
   
3. Điền thông tin chi tiết cho đơn đặt hàng mua. Nhà cung cấp, Địa điểm tồn kho, Số đơn đặt hàng mua, và Ngày giao hàng là thông tin bắt buộc.
   

4. Chọn và thêm sản phẩm vào đơn đặt hàng mua theo một trong ba cách sau:

• Nhấp vào nút Nhập hàng loạt để tải xuống mẫu nhập hàng được cung cấp. Điền SKU, tên sản phẩm, số lượng mua và giá đơn vị mua theo hướng dẫn của mẫu và tải lên hệ thống, nhấp vào Xác nhận.
  
• Nhấp vào Chọn sản phẩm để tìm kiếm sản phẩm theo tên sản phẩm, SKU sản phẩm hoặc thương hiệu sản phẩm, hoặc lọc sản phẩm theo danh mục, thẻ hoặc nhà cung cấp. Sau khi chọn sản phẩm, nhấp vào Chọn. Hệ thống hiển thị số lượng tồn kho hiện tại cho mỗi sản phẩm tại địa điểm đã được điền trước.
  
• Nhấp vào Thêm sản phẩm từ gợi ý và bạn sẽ thấy các gợi ý bổ sung hàng mà hệ thống dự đoán và cung cấp. Tham khảo phần tiếp theo để biết chi tiết.
  

5. Điền thông tin mua sắm như số lượng và giá đơn vị, sau đó nhấp vào Lưu và gửi để hoàn tất việc tạo.
   
6. Bạn có thể tìm thấy nó trong tab Chờ nhập kho. Nếu đơn đặt hàng mua của bạn cần xác nhận thêm, nhấp vào Lưu, và đơn đặt hàng mua sẽ ở trạng thái Chưa gửi.
   

Tạo Nhanh Đơn Đặt Hàng Mua Cho Các Sản Phẩm Cần Bổ Sung

1. Nhấp vào Danh sách mua sắm trong Quản lý hàng tồn kho thông minh.
   
2. Nhấp vào Tạo đơn đặt hàng mua, chọn các sản phẩm sẽ được thêm vào đơn đặt hàng mua và chỉ định số lượng. Khi hoàn tất, nhấp vào Xác nhận để tạo đơn đặt hàng mua. Các sản phẩm và số lượng đã chọn sẽ được tự động điền vào đơn đặt hàng mua được tạo.
   
   

3. Sau khi đơn đặt hàng mua được tạo, bạn nên điền thông tin chi tiết. Nhà cung cấp, Địa điểm tồn kho, Số đơn đặt hàng mua, và Ngày giao hàng là thông tin bắt buộc. Sau đó nhấp vào Lưu hoặc Lưu và Gửi. Điền thông tin chi tiết cho đơn đặt hàng mua. Nhà cung cấp, Địa điểm tồn kho, Số đơn đặt hàng mua, và Ngày giao hàng là thông tin bắt buộc.

Khuyến nghị đặt hàng thông minh

Để giúp bạn duy trì mức tồn kho tối ưu và giảm lãng phí, bạn có thể thêm các sản phẩm được khuyến nghị dựa trên các điều kiện đã định trước. Chiến lược đặt hàng thông minh này sử dụng ba tùy chọn sau:

• Phục hồi hàng tồn kho âm: Tự động khuyến nghị các sản phẩm có hàng tồn kho âm.
• Tồn kho tối thiểu: Khuyến nghị các sản phẩm có hàng tồn kho hiện tại thấp hơn mức Tồn kho tối thiểu được thiết lập trong Cảnh báo hàng tồn kho. Để biết hướng dẫn thiết lập tồn kho tối thiểu cho các sản phẩm của bạn, xem "Thiết lập cảnh báo hàng tồn kho cho sản phẩm."  

• Bán hàng trung bình hàng ngày: Khuyến nghị các sản phẩm có mức tồn kho thấp hơn doanh số bán hàng trung bình hàng ngày của chúng. Để đảm bảo các khuyến nghị chính xác, bạn cần thiết lập Số ngày bán hàng khả dụng cho công thức tính toán: (Doanh số bán hàng trung bình của 15 ngày qua × số ngày bán hàng khả dụng) + số lượng tồn kho tối thiểu – hàng tồn kho bán hàng khả dụng. Thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong ứng dụng Quản lý hàng tồn kho thông minh, truy cập vào Cài đặt.
  
   

  2. Trong phần Thiết lập Đề xuất Mua hàng , nhấp vào Cài đặt.
  

  3. Trong phần Phục hồi dựa trên doanh số bán hàng trung bình hàng ngày, nhập Số ngày bán hàng khả dụng mong muốn và nhấp vào Cập nhật.
  

Bằng cách chọn các điều kiện phù hợp với nhu cầu của bạn, các sản phẩm tương ứng sẽ được khuyến nghị. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động đề xuất số lượng mua tối ưu dựa trên quy tắc phục hồi đã chọn.

Gửi Đơn đặt hàng qua Email

Gửi Tự động

Khi bạn tạo và gửi một đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động gửi một email đến địa chỉ email được chỉ định của nhà cung cấp. Nếu không có địa chỉ email nào được cung cấp, sẽ không có email nào được gửi.

Gửi Thủ công

Khi một đơn đặt hàng mà bạn đã tạo vào trạng thái Đang được nhập kho, Nhập một phần, Hoàn thành, hoặc Đã hủy, bạn có thể gửi email thủ công đến nhà cung cấp. Theo mặc định, địa chỉ email của người nhận sẽ được tự động điền bằng email của nhà cung cấp đã chọn trong đơn đặt hàng. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm địa chỉ email và chủ đề của người nhận nếu cần.

Để gửi email đơn đặt hàng:

1. Truy cập Quản lý hàng tồn kho thông minh > Quản lý mua hàng.

2. Tìm và nhấp vào đơn đặt hàng mà bạn muốn gửi email, sau đó nhấp vào Gửi email ở góc trên bên phải.

3. Chỉnh sửa người nhận email, nếu cần, và chủ đề, sau đó nhấp vào Xác nhận để gửi email.

Nhập hàng Mua

Khi hàng hóa đã mua đến, bạn cần thêm chúng vào kho của mình và tăng số lượng tồn kho SKU dựa trên số lượng đã nhận.

1. Truy cập Quản lý hàng tồn kho thông minh > Quản lý mua hàng.
2. Tìm và nhấp vào đơn đặt hàng mà bạn cần thực hiện các thao tác nhập hàng, sau đó nhấp vào Nhập hàng ở bên phải.
   
3. Điền vào số lượng thực tế đã nhận trong trường Số lượng nhập hàng, và nhấp vào Xác nhận nhập hàng. Số lượng tồn kho SKU tương ứng sẽ được tăng lên theo số lượng nhập hàng.
   

• Nếu số lượng nhập hàng cho bất kỳ SKU nào thấp hơn số lượng đã mua, đơn đặt hàng sẽ vào trạng thái Nhập hàng một phần. Khi các sản phẩm còn lại đến, lặp lại các bước 2 và 3, điền vào số lượng nhập hàng còn lại và thực hiện các thao tác nhập hàng.
• Khi số lượng nhập hàng bằng số lượng đã mua, đơn đặt hàng sẽ vào trạng thái Hoàn thành, cho thấy rằng quá trình nhập hàng cho đơn đặt hàng đã hoàn tất.

Trả hàng Mua

Sau khi nhận được các sản phẩm đã mua, bạn có thể phát hiện ra các sản phẩm thừa hoặc bị lỗi cần phải trả lại cho nhà cung cấp. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tạo một đơn trả hàng mua trực tuyến. Khi đơn trả hàng được xác nhận để trả hàng ra ngoài, số lượng tồn kho của các SKU tương ứng sẽ được trừ đi tương ứng.

1. Đi đến Quản lý hàng tồn kho thông minh > Trả hàng mua, sau đó nhấp vào Tạo một đơn trả hàng mua ở góc trên bên phải.
   
2. Điền thông tin chi tiết của đơn trả hàng và chọn các sản phẩm để trả. Nhà cung cấp, Địa điểm Xuất hàng, và Số đơn Trả hàng là thông tin bắt buộc.
   
3. Chỉ định số lượng trả hàng và nhấp vào Xác nhận trả hàng xuất. Khi cửa sổ pop-up Xác nhận trả hàng mua xuất hiện, nhấp vào OK để xác nhận đơn trả hàng.