Các bước xử lý đơn hàng hiệu quả

Sau khi khách hàng đặt hàng qua bất kỳ kênh bán hàng nào bạn cung cấp, đơn hàng sẽ được liệt kê trong phần Đơn hàng của bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn. Bước tiếp theo là bạn bắt đầu xử lý thanh toán và thực hiện đơn hàng.

Khi Nhận Đơn Hàng

Khi một đơn hàng được đặt, bạn sẽ:

• Gửi email thông báo cho khách hàng.
• Nhận email xác nhận đơn hàng mới tại địa chỉ email mặc định của bạn.
• Tìm đơn hàng mới này được liệt kê trong phần Đơn hàng của bảng điều khiển quản trị.
• Bắt đầu xử lý đơn hàng.

Xử Lý Thanh Toán

Khi bạn đã xác nhận việc đặt hàng, điều quan trọng là phải xử lý thanh toán càng sớm càng tốt. Theo mặc định, các khoản thanh toán được thực hiện qua SHOPLINE Payments hoặc bất kỳ phương thức thanh toán bổ sung nào khác sẽ được tự động xử lý. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn xử lý thanh toán thủ công và/hoặc cung cấp các tùy chọn thanh toán hoãn lại.

Xử Lý Thanh Toán Thủ Công

Nếu cửa hàng của bạn được cấu hình để xử lý thanh toán thủ công, bạn sẽ thấy các đơn hàng đang chờ xử lý thanh toán ở trạng thái Đã ủy quyền. Để xử lý thanh toán thủ công, hãy làm theo các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, vào Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng cụ thể mà bạn muốn xử lý thanh toán.
3. Tìm phần Đã ủy quyền, sau đó nhấp vào Xử lý thanh toán.
   
   
4. Nếu phương thức thanh toán của bạn hỗ trợ xử lý thanh toán một phần, bạn có thể điều chỉnh số tiền thanh toán trong ô văn bản. Nhấp vào Hoàn tất để hoàn thành việc xử lý thanh toán.
   
   

Cập Nhật Trạng Thái Thanh Toán

Nếu bạn chấp nhận thanh toán hoãn và có các đơn hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần, bạn có thể thay đổi trạng thái thanh toán sau khi nhận đủ tiền. Thực hiện theo các bước sau để làm điều đó:

1. Từ bảng quản trị SHOPLINE của bạn, vào Đơn hàng. 
2. Chọn đơn hàng cụ thể mà bạn muốn chỉnh sửa trạng thái thanh toán.
3. Trong phần Thanh toán, nhấp vào Đánh dấu đã thanh toán.
   
4. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Nhấp vào OK để hoàn tất việc cập nhật trạng thái.
   

Cập nhật trạng thái thanh toán hàng loạt

Ngoài việc cập nhật trạng thái thanh toán cho một đơn hàng riêng lẻ, bạn cũng có thể cập nhật trạng thái cho một nhóm đơn hàng cùng lúc.

1. Từ bảng quản trị SHOPLINE của bạn, vào Đơn hàng. 
2. Trên trang Danh sách đơn hàng, chọn các đơn hàng mà bạn muốn chỉnh sửa trạng thái thanh toán.
3. Nhấp vào nút Đánh dấu đơn hàng đã thanh toán.
   
4. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Nếu cần, hãy chọn tùy chọn Gửi email thông báo cho khách hàng. Sau đó, nhấp vào Hoàn tất để hoàn thành việc cập nhật.
   

Xử lý Đơn hàng

Khi thanh toán cho một đơn hàng đã được ghi nhận, bạn có thể tiến hành xử lý đơn hàng. Quá trình xử lý thường bao gồm các công việc như chọn và đóng gói hàng hóa, kiểm tra chất lượng, dán nhãn kiện hàng, cung cấp thông tin theo dõi và đảm bảo vận chuyển suôn sẻ. Dưới đây là một số hành động phổ biến bạn có thể thực hiện sau khi gửi hàng.

Cập nhật trạng thái vận chuyển

Khi người mua đặt hàng và bạn đã gửi kiện hàng, việc cập nhật trạng thái đơn hàng và thông tin vận chuyển kịp thời là rất quan trọng. 

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng mà bạn muốn thay đổi trạng thái vận chuyển.
3. Trong phần Vận chuyển, nhấp vào Đánh dấu đã gửi hàng.
   
4. Nhập số theo dõi và nhà cung cấp dịch vụ logistics. Đánh dấu chọn Thông báo cho khách hàng nếu cần. Sau đó, nhấp vào Đánh dấu đã gửi hàng.
   

Cập nhật trạng thái vận chuyển hàng loạt

Nếu bạn đã xử lý vận chuyển cho một lô đơn hàng và muốn cập nhật trạng thái vận chuyển của chúng cùng lúc, hãy làm theo các bước sau:

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Đơn hàng.
2. Trên trang Danh sách đơn hàng, chọn các đơn hàng mà bạn muốn thay đổi trạng thái vận chuyển.
3. Nhấp vào nút Gửi hàng hàng loạt.
   
   
4. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Đánh dấu chọn Gửi email thông báo cho khách hàng nếu cần thiết. Sau đó, nhấp vào Hoàn tất để hoàn thành việc cập nhật.
   

Thêm thông tin theo dõi

Khi một đơn hàng đã được gửi, bạn có thể gán số theo dõi cho đơn hàng đó, giúp khách hàng của bạn nhận được cập nhật thời gian thực về đơn hàng trên trang web của nhà vận chuyển.

1. Từ bảng điều khiển quản trị SHOPLINE của bạn, đi đến Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng mà bạn muốn thêm thông tin theo dõi.
3. Trong phần Vận chuyển, nhấp vào Thêm thông tin theo dõi.
   
4. Nhập số theo dõi và chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics. Đánh dấu chọn Thông báo cho khách hàng nếu cần. Sau đó, nhấp vào Cập nhật.
   

Thêm thông tin theo dõi hàng loạt

Bạn có thể gán số theo dõi cho nhiều đơn hàng một cách hiệu quả và cập nhật thông tin liên quan, bao gồm số theo dõi cho các gói hàng đã gửi, bằng cách sử dụng tệp .xlsx, .xls hoặc CSV.

1. Trên trang Danh sách đơn hàng, nhấp vào Cập nhật số theo dõi ở góc trên bên phải.
2. Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện, cho phép bạn xuất danh sách đơn hàng và tải lên tệp để chỉnh sửa số theo dõi vận chuyển. Nhấp vào Xuất đơn hàng đã giao để tải danh sách đơn hàng xuống.
   
3. Trong cửa sổ Xuất đơn hàng đã giao tiếp theo, xác định phạm vi xuất và nhấp vào Xuất để bắt đầu tải xuống.
   
4. Sau khi cập nhật số theo dõi cho các đơn hàng bằng tệp, quay lại bảng quản trị và nhấp lại vào Cập nhật số theo dõi. Tải lên tệp, sau đó nhấp vào Nhập để hoàn tất việc cập nhật.
   

Hủy Giao Hàng

Nếu bạn cần hủy giao hàng cho một đơn hàng đã được gửi đi, hãy làm theo các bước sau:

1. Từ bảng quản trị SHOPLINE của bạn, vào Đơn hàng.
2. Chọn đơn hàng cụ thể mà bạn muốn hủy giao hàng.
3. Trong phần Giao hàng, nhấp vào biểu tượng Tùy chọn khác (...) và chọn Hủy giao hàng.
   
   
4. Xem lại các cảnh báo hiển thị trong cửa sổ bật lên, và nhấp vào Xác nhận nếu bạn quyết định tiếp tục hủy.
   

Lưu trữ Đơn hàng 

Theo mặc định, các đơn hàng đã thanh toán và giao hàng sẽ được tự động lưu trữ và ẩn khỏi danh sách đơn hàng. Nếu bạn cần lưu trữ đơn hàng thủ công, vui lòng tham khảo Lưu trữ Đơn hàng để biết thêm thông tin.